Hogyan vezesd be a ClickUp-ot úgy, hogy egyszerűbb legyen tőle a céged működése, ahelyett, hogy még nagyobb káoszt okozna az átállás?

Szoftverfejlesztő cégként indultunk, és a saját cégünket is ClickUp-on visszük, így a saját bőrünkön tapasztaltuk, mi működik és mi nem. Nem a beállítással kezdünk, hanem azzal, hogyan dolgozik valójában a cégetek, és csak utána építünk. A ClickUp nekünk csak egy eszköz, amivel folyamatokat fejlesztünk, és ahol a ClickUp beépített lehetőségei véget érnek, ott sem állunk meg: összekötjük a számlázóval, a könyveléssel és a levelezéssel, és megépítjük hozzá a szükséges automatizmusokat.

Nem biztos, és ha nálatok nem a ClickUp a jó választás, azt őszintén megmondjuk az átbeszélésen. Minden cégnek megvannak a maga folyamatai és a maga egyedi működése, ezért először ezt kell megvizsgálni, és épp ebben tudunk segíteni. A ClickUp ott igazán erős, ahol a projekteknek, a pénzügynek és a jóváhagyásoknak egy helyen kell élniük; ha nálatok nem ez a helyzet, más eszköz is szóba jöhet.

Üzleti modell és szakterület kérdése, hogy érdemes-e belevágni saját fejlesztésbe. Fejlesztőcégként mi is építhettünk volna saját rendszert, mégsem tettük. Ha egy fejlesztőcsapatnak sem éri meg, amikor van jól működő, rugalmas célszoftver, akkor egy olyan cégnek sem, amelyik nem fejlesztéssel foglalkozik. Egy célszoftver mögött egész csapat dolgozik a fejlesztésen és a biztonságon, a saját eszközt viszont sok erőforrás karbantartani és továbbfejleszteni, valahányszor változik a cég működése. A kettő között ott a középút: a ClickUp adja a stabil alapot, mi pedig ráépítjük azt, ami nálatok egyedi.

Akkor jó helyen jársz: a folyamatok kialakítása nálunk a munka része. Felmérünk, és ha kell, a folyamatot is kialakítjuk, mielőtt rendszert építenénk rá. Gyakran épp itt van a gyökérok: a szervezet ott akad el, ahol a folyamatok nem tartottak lépést a növekedéssel. Ezért nem a tüneteket kezeljük külön-külön, hanem megnézzük, hogyan függnek össze a folyamatok, és az egészet tesszük rendbe. Emiatt előfordul, hogy összetettebb megoldást javaslunk, mint amire elsőre gondoltál, de csak ott, ahol ez valóban indokolt.

A saját cégünkön mutatjuk meg: nálunk a rendszer évente 11 millió 325e forintnyi munkaidőt spórol meg, és nem egyszer, hanem évről évre. Hogy nálatok mennyit, az a ti folyamataitokon múlik, ezt nézzük meg az átbeszélésen. A megtakarítás a kézi, ismétlődő munkán jön: amit ma valaki egyik programból a másikba gépel, másol vagy egyeztet, azt az összekötött rendszer végzi el helyette.

Ezért mérünk fel, mielőtt bármit építenénk, és a baj valódi okát kezeljük, nem a tünetet. Garanciát vállalunk arra, hogy a ti cégetekre szabott megoldást kapjátok. Ha pedig valami mégsem úgy működik, ahogy megbeszéltük, díjmentesen kijavítjuk.

Nem nektek kell alkalmazkodnotok a rendszerhez, hanem a rendszernek hozzátok. Ezért előbb alaposan felmérjük, hogyan dolgoztok, és ehhez igazítjuk a ClickUp működését. Elsőre a ClickUp valóban sok: rengeteg funkció, nézet és lehetőség. A csapatod viszont ebből csak azt fogja látni, ami a munkájához kell. A felesleget letisztítjuk, és úgy állítjuk be a jogosultságokat, hogy mindenki a saját feladataira lásson rá, ne az egész cégre.

Egy kivitelező cégnél csak a pénzügyes kolléga volt jártas a modern szoftverekben. Vele együtt alakítottuk ki a rendszert úgy, hogy a terepen dolgozó kollégáknak is kényelmes legyen. Nálatok is elég, ha egy ember otthonosan mozog benne: vele együtt szabjuk a rendszert a többiekre.

A bevezetést mi végezzük, nem egyszerre az egész cégben, hanem részlegenként. Egy 70 fős szolgáltató cégnél például a pénzügyi részleggel kezdtük, így a bevezetés kisebb, kezelhető lépésekben haladt, és közben a napi munka sem állt meg. Nálatok is azzal a részleggel kezdhetjük, ahol most a legtöbb idő megy el.

Az indulás után 30 napig korlátlan, díjmentes támogatást adunk. Ez alatt bármikor kérdezhettek, és ha valami nem úgy működik, ahogy kell, kijavítjuk. Utána sem maradtok egyedül: kérdezni később is bármikor lehet.

Nem kell elölről kezdenetek. A bevezetés során a ma használt táblázatokból, mappákból és programokból áthozzuk azt, amire a munkához szükség van, és rendezett formába tesszük, ahogy az egyik ügynökségnél a szétszórt ügyféladatokkal is tettük. Hogy mit nem érdemes átköltöztetni, azt közösen döntjük el, hogy a régi káosz ne kerüljön át az új rendszerbe.

A ClickUp-nak saját havidíja van, ami a csomagtól és a felhasználók számától függ, és ezt a bevezetéstől külön fizetitek. Az átbeszélésen megnézzük, melyik csomag elég nektek, mert nem minden cégnek kell a legnagyobb. Így a teljes költséget már az elején látod, és nem a bevezetés közben derül ki. Fontos viszont, hogy ha velünk szerződtök, a konfigurációs időszakra díjmentesen tudunk kérni nektek néhány felhasználót, amelyeken keresztül mi is dolgozni tudunk.

Az átbeszélés előtt nem mondunk árat, mert minden cégnél más a feladat. Az ár attól függ, hány folyamatot és részleget érint a munka, és mennyi automatizmusra van szükségetek. Az átbeszélés után tudni fogod, mivel jár nálatok a bevezetés.

A programunk 90 napra van szabva, és részlegenként haladunk, így nem kell egyszerre az egész cégnek átállnia. Hogy pontosan meddig tart, az a cég méretétől és a folyamatok számától függ. Ezt az átbeszélés után már meg tudjuk mondani.

Ismerős helyzet, és pont ezért érdemes most foglalkozni vele. A tűzoltás ugyanis nem fog magától abbamaradni: amíg a munka szétszórva él táblázatokban, e-mailekben és fejekben, minden héten jön egy újabb sürgős ügy, ami elviszi az időt a fontos döntésektől. Ebből a körből csak úgy lehet kilépni, ha egyszer megálltok, és rendet tesztek. Az átbeszélés csak 30 perc, és utána már azt is látod, hol kezdjétek.

Igen, és nem vagytok egyedül: ezt a helyzetet sorra látjuk az ügyfeleinknél. Ilyenkor szinte soha nem a ClickUp-pal van a baj, hanem azzal, hogy a beállítás megelőzte a rendet, és ami ráépült, az vele együtt csúszott félre. A jó hír, hogy ritkán kell elölről kezdeni. Az átbeszélésen megnézzük, mi az, ami jól működik és megtartható, és hol érdemes rendbe tenni, hogy a csapat ne a régi táblázatokhoz meneküljön vissza.