Így skáláz egy marketingügynökség: ClickUp alapú CRM bevezetése

Amikor egy cég dinamikusan növekszik, a belső folyamatai gyakran nem tudnak lépést tartani a fejlődéssel. Pontosan ebben a helyzetben találta magát egyik partnerünk, egy magyar marketing ügynökség is.

A probléma? A piaci fejlődés folyamatos, de a háttérben egyre nagyobb a digitális rendetlenség. A megoldást egy olyan központi rendszerben látták meg, ami velük együtt képes növekedni. Így kezdődött el a közös munkánk, aminek a célja egy testreszabott, ClickUp alapú CRM bevezetése volt.

"Nem álltunk rosszul, csak minden szanaszét volt" – foglalta össze tömören a helyzetet Matykó Noémi, a Chiro Marketing ügyvezetője.

Ahogy a legtöbb növekvő cég, ők is végigpróbáltak több népszerű eszközt. A csapat nap mint nap ugrált a különböző eszközök között: a sales folyamatokat a Hubspotban, a projekteket a Trello-ban, az időmérést pedig az Everhour-ban futtatták.

Ez a széttöredezettség egy cég életében nemcsak rengeteg időt emészt fel, de komoly üzleti kockázatot is rejt, hiszen egy nem egységes rendszerben könnyen elkallódhat egy-egy értékes lead, vagy megoldásra váró feladat.

A felismerés után online marketing ügynökség partnerünk alapos piackutatásba kezdett. Részletes kívánságlistát állítottak fel a leendő rendszerrel szemben, mérlegelve a funkciókat, a skálázhatóságot és az ár-érték arányt.

Pontosan ebben a fázisban kerültünk mi a képbe, egy LinkedIn üzenetváltás során.

Számunkra a projekt itt vált igazán izgalmassá. Nem egy egyszerű megrendelést láttunk a projektben, hanem lehetőséget a valódi partnerségre. Nem csupán egy dobozos terméket szerettünk volna eladni a Chiro számára.

Ahelyett, hogy funkciólistákat pipálgattunk volna ki, inkább egy mélyreható, többkörös beszélgetéssorozatba kezdtünk, hogy megértsük a cég DNS-ét: hogyan dolgoznak, mi az, ami számukra kézre esik, és hol vannak a rejtett hatékonysági buktatók.

A közös gondolkodás után már nem volt kérdés, hogy a ClickUp páratlan rugalmassága miatt erre a platformra esik a választás. Itt kezdődött a mi közös történetünk a Chiro csapatával. A projekt megvalósítása során nem egy sablon szoftvert adtunk el, hanem egy tökéletesen az ő igényeikre szabott rendszert építettünk.

Sales Pipeline és CRM

A legkritikusabb terület a sales folyamatok központosítása volt, ezért elsőként a Hubspoton futó sales folyamatot költöztettük át és optimalizáltuk a ClickUp új, testreszabott környezetében. Ez a lépés azonnali, mérhető eredményt hozott, hiszen egy átláthatóbb pipeline-t kaptunk.

HR és tudástár

Ezt követte a HR folyamatok (mint az onboarding) automatizálása és egy belső, központi tudástár kialakítása, amivel a partnerünk belső tudásanyaga kereshetővé és a kollégák számára elérhetővé vált. Ezzel a lépéssel rengeteg időt spóroltak meg a betanítási és belső képzési folyamatokon.

Projektmenedzsment és integrációk

Végül a Trello-ban kezelt projekteket is átmozgattuk. Érdekesség, hogy ez a lépés eredetileg nem volt a terv része, de a közös munka során kiderült, hogy a teljes adatbázis migrálása költséghatékonyabb, mint egy párhuzamos rendszert fenntartani.

A legnagyobb technikai kihívást a meglévő időmérő szoftver, az Everhour zökkenőmentes integrálása jelentette. Itt API-összekötésekkel és webhookokkal kellett biztosítanunk, hogy a két rendszer tökéletesen kommunikáljon egymással, és az időmérés továbbra is pontos és megbízható maradjon.

Az emberi tényező

Az egyik legfontosabb kérdés partnerünk részéről az volt: hogyan fogadja majd a csapat a változást? Egy új rendszer bevezetése minden kolléga számára erős gyomorgörccsel jár, hiszen egy évek óta megszokott, bár nem hatékony rutint kellett feladniuk egy teljesen új felületért.

A mi feladatunk itt nem csupán a rendszer felépítése volt, hanem az is, hogy a megfelelő oktatással és folyamatos támogatással segítsük a Chiro csapatát az átállásban, és megmutassuk nekik az új rendszerben rejlő valódi előnyöket.

Az adatok biztonsága

Az adatmigráció a projekt egyik legkritikusabb pontja volt. Mi történik a több évnyi, felbecsülhetetlen értékű adattal a Trello-ban és Hubspotban?

Számunkra élet-halál kérdése volt, hogy garantáljuk: egyetlen értékes információ, feladat vagy ügyféladat sem veszhet el az átállás során. Ez aprólékos tervezést és tesztelést igényelt a részünkről, hogy a váltás zökkenőmentes legyen. Az éles átállás előtt egy teszt-migráció során, kisebb adathalmazokon ellenőriztük a folyamatokat, így garantálva, hogy minden adat a helyére kerüljön.

Költségek és időtáv

Végül, de nem utolsósorban, ott voltak a költségek és az időtáv. Az átláthatóság jegyében a projektet körülbelül három hónapos időkerettel és 1,5-2 millió forintos költségkerettel terveztük meg.

A közös munka során azonban kiderült, hogy az eredeti terven túlmutató igények is felmerültek – például a teljes Trello adatbázis átköltöztetése, ami eredetileg nem volt a terv része.

A projekt így élő folyamattá vált, ahol a felmerülő új ötleteket és kihívásokat mindig partnerként, közösen átbeszélve kezeltük. Minden felmerülő új igényt azonnal kiértékeltünk, és közösen döntöttünk a prioritásokról, így a projekt végig a megbeszélt keretek között maradt.

Jól látszik tehát, hogy a ClickUp sokkal több, mint egy projektmenedzsment eszköz. Helyes felépítéssel és szakértői támogatással akár a cég teljes működésének központi motorjává válhat.

Egy ilyen átalakulás megtervezése és kivitelezése azonban összetett feladat - ehhez nyújtunk szakértői támogatást. Keressen minket, és találjuk meg közösen az Ön cégére szabott megoldást.