Egy robot lett a pénzügyesünk: így dolgozik helyettünk a ClickUp és az n8n
Aki ügynökséget, tanácsadó vagy szolgáltató céget vezet tudja, hogy a munka nem ér véget a projekt leszállításával. Sőt, ekkor kezdődik egy másik, sokszor kevésbé szeretett fejezet: az adminisztráció. Teljesítési igazolások (a továbbiakban TIG), riportok, e-mailek, számlázás, a kifizetések nyomon követése.
Egy végeláthatatlan, manuális folyamat, amely rengeteg időt és energiát emészt fel. Könnyű hibázni, egy rossz e-mail cím vagy egy elgépelt összeg napokra visszavetheti a folyamatot, miközben a csapat értékes idejét vonja el a valódi munkától.
Nálunk, az Alias Innovationsnél is pontosan így volt. Egy idő után szembesülnünk kellett vele, hogy a csapat értékes órái mennek el a számlák és TIG-ek kézi összeállításával. Ezt a munkát szerettük volna megspórolni, ezért a célunk egy hatékony workflow automatizálás megtervezése lett, ClickUp alapokon ahol a projektjeinket kezeljük, de önmagában ez még nem volt elég.
A megoldás: egy kis low-code varázslat
A valódi áttörést az n8n, egy low-code platform hozta. Ez egy digitális ragasztóként működik, ami képes összekötni a különböző szoftvereinket, hogy azok emberi beavatkozás nélkül tudjanak kommunikálni.
A ClickUp + n8n párosa tökéletes alapot adott egy komplex számlázási integráció felépítéséhez.
Viszont azt is tudtuk, hogy a legkifinomultabb workflow automatizálás is kudarcot vall, ha pontatlan információkból kell dolgoznia.
Éppen ezért, az egész folyamat kulcsa egy általunk létrehozott sablon ClickUp-ban. Ez űrlapként funkcionál, előre definiált mezőkkel, így minimalizáljuk a hibalehetőséget, és biztosítjuk, hogy a rendszer mindig a megfelelő, formázott adatokból dolgozzon.
Így működik a ClickUp + n8n rendszer a gyakorlatban
A riportkészítő és postás:
Amikor a ClickUpban egy projekt-teljesítést lezárunk, Wall-e azonnal akcióba lép. Fogja a kapcsolódó adatokat, generál belőlük egy formális TIG-et PDF formátumban, majd egy profi e-mail sablonba illesztve kiküldi az ügyfélnek.
Az intelligens jóváhagyó:
Az e-mail tartalmaz egy egyedi, titkosított linket, amire az ügyfél rákattintva, elfogadhatja a teljesítést, és a rendszer ezt rögtön jóváhagyásként naplózza. Ha esetleg nem érkezik reakció hét napon belül, a rendszer a riportot automatikusan elfogadottnak tekinti. Természetesen lehetőség van a riport elutasítására is, ami azonnali jelzést küld a projektvezetőnek.
Az önálló könyvelő
A jóváhagyás pillanatában Wall-e már kopogtat is a számlázóprogramunk (Billingo) ajtaján. Átadja a szükséges adatokat, mire az automatikusan kiállítja és e-mailben kézbesíti a hivatalos számlát az ügyfélnek. Nincs több kézi számlakiállítás.
A rendmániás archivátor
Wall-e a rendet is szereti. A kiállított kimenő számlát azonnal feltölti a ClickUp pénzügyi nyilvántartásába, egy másolatot pedig elhelyez a könyvelőnk megosztott Google Drive mappájában.
A pénzügyi őrszem
A kör a fizetéssel zárul. A Billingo bankszinkronja érzékeli a beérkező utalást, és a számlát 'Fizetett' státuszra állítja. Wall-e ezt látva a ClickUpban is frissíti a számla állapotát.
A teljes folyamat lezárult anélkül, hogy egyetlen percet kellett volna adminisztrációval töltenünk.
Mit nyertünk az automatizálással valójában?
Elsőre talán az időmegtakarítás a legszembetűnőbb. Egy tízfős csapatnál ez a rendszer havonta egy teljes kolléga munkaidejét szabadítja fel. Az igazi előnyök azonban csak ezután következnek.
Mivel a hibalehetőségek szinte a nullára csökkentek, a folyamataink sokkal megbízhatóbbak lettek. A pontos és gyors riportálásnak köszönhetően a kifizetések is hamarabb érkeznek. Ez a kiszámítható, profi működés nemcsak nekünk ad nyugalmat, de az ügyfeleink is értékelik.
Viszont azt is tudtuk, hogy a legkifinomultabb workflow automatizálás is kudarcot vall, ha pontatlan információkból kell dolgoznia.
És ami talán a legfontosabb, hogy a csapatunk felszabadult a monoton feladatok alól, és végre azzal foglalkozhatnak, amiben a legjobbak.
Hogyan tovább?
A ClickUp már önmagában is fantasztikus eszköz, de egy n8n alapú workflow automatizálás segítségével a benne rejlő valódi erőt is ki tudjuk aknázni, és egy teljes, integrált vállalati rendszert építhetünk.
Szeretnéd, ha a te cégedben is egy ilyen automatizált asszisztens intézné az adminisztrációt? Keress minket bizalommal, és segítünk megtervezni és megépíteni a sajátodat!
Ilyen és ehhez hasonló integrációkat fejlesztünk nemzetközi szinten, így szakértő kollégánk angolul, németül és magyarul is tud segíteni.
