Wie wir den internen Betrieb der Kanzlei Jalsovszky transformiert haben: E-Mail-getriebene Abstimmung und verstreute Excel-Tabellen wichen einem maßgeschneiderten, ClickUp-basierten System samt der dahinterliegenden Automatisierungen.
Der Betrieb einer großen Anwaltskanzlei bringt bereits sehr viel interne Verwaltung mit sich.
Der Tagesbetrieb wurde größtenteils durch das Know-how der richtigen Leute, interne Gewohnheiten, E-Mail-Abstimmung und mehrere Excel-basierte Aufzeichnungen zusammengehalten. Mangels Aufgabenverwaltung wanderten Übergaben, Freigaben und Status-Updates zwischen Postfächern.
Wir begannen mit einem digitalen Workflow-Audit: Bevor wir irgendetwas anfassten, haben wir kartiert, wie sich eine Aufgabe, eine Freigabe oder ein Datenpunkt tatsächlich innerhalb der Kanzlei bewegt. Aufbauend auf diesem gemeinsamen Nachdenken haben wir die vollständig maßgeschneiderte, ClickUp-basierte Back-Office-Lösung aufgebaut.
Wir haben den tatsächlichen Arbeitsalltag der Kanzlei kartiert: wo unnötiger E-Mail-Verkehr entsteht, wo Arbeit doppelt gemacht wird und wo eine manuell gepflegte Tabelle einen Prozess ausbremst.
Auf den kartierten Prozessen haben wir eine vollständig auf die Arbeitsweise der Kanzlei zugeschnittene ClickUp-Struktur aufgebaut, die Aufgaben, Freigaben und Status ein gemeinsames, transparentes Zuhause gibt statt verstreuter E-Mail-Verläufe.
Workflow für Workflow haben wir die in verschiedenen Organisationseinheiten getrennt geführten Excel-Tabellen durch strukturierte, an einem Ort geführte Datenerfassung ersetzt.
Wir haben eine Vielzahl zuvor manueller, repetitiver Aufgaben in den Finanz- und juristischen Assistenz-Workflows automatisiert, damit die Zeit der Kolleg:innen der eigentlichen fachlichen Arbeit zugutekommt.
Wir haben die von der Kanzlei genutzten Anwalts- und Abrechnungssysteme mit ClickUp verbunden, sodass Daten nur einmal erfasst werden und sich danach von selbst zwischen den Systemen weiterbewegen.
Es gelang uns, auch einen Großteil der im Hintergrund laufenden administrativen Prozesse zu automatisieren, damit das Back Office mit der Geschwindigkeit des Systems skaliert und nicht mit der Kopfzahl.
Aus der Zusammenarbeit wurde eine langfristige, fortlaufende Partnerschaft zur Prozessverbesserung, in der wir gemeinsam die Bereiche abstimmen, die den internen Betrieb der Kanzlei unterstützen.
Fangen wir mit einem Gespräch über eure Arbeitsabläufe an.
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