Hogyan alakítottuk át a Jalsovszky Ügyvédi Iroda belső működését: az e-mailes egyeztetés és a szétszórt Excel-táblák helyett egy testreszabott, ClickUp-alapú rendszer és a mögötte húzódó automatizációk.
Egy nagy létszámú ügyvédi iroda működésében már nagyon sok belső adminisztráció van.
A napi működést jórészt a megfelelő emberek kompetenciái, belső szokások, e-mailes egyeztetés és több Excel-alapú nyilvántartás tartotta össze. Feladatkezelő hiányában a feladatok átadása, jóváhagyások és állapotfrissítések levelezőfiókok között vándoroltak.
Egy digitális munkafolyamat audittal kezdtük: mielőtt bármihez hozzányúltunk volna, végigjártuk, hogyan mozog valójában egy feladat, egy jóváhagyás vagy egy adat az irodán belül. Erre a közös gondolkozásra alapozva alakítottuk ki a teljesen testreszabott, ClickUp-alapú back office megoldást.
Feltérképeztük az iroda tényleges, napi működését: hol keletkezik felesleges e-mail-forgalom, hol duplikálódik a munka, és mely pontokon lassítja le a folyamatokat egy-egy kézzel vezetett táblázat.
A feltérképezett folyamatokra egy teljesen az iroda működésére szabott ClickUp-struktúrát építettünk, ami közös, átlátható teret ad a feladatoknak, jóváhagyásoknak és állapotoknak a szétszórt e-mailes egyeztetés helyett.
Munkafolyamatról munkafolyamatra váltottuk ki a különböző szervezeti egységekben külön-külön élő Excel-táblákat egy helyen élő, strukturált adatrögzítésre.
Rengeteg, korábban kézzel végzett, repetitív feladatot automatizáltunk a pénzügyi és a jogi asszisztencia munkafolyamataiban, hogy a kollégák ideje a valódi szakmai munkára jusson.
Az iroda által használt ügyvédi és számlázó rendszereket összekötöttük a ClickUp-pal, hogy az adat egyszer kerüljön rögzítésre, és onnantól magától mozogjon tovább a rendszerek között.
A háttérben futó adminisztratív folyamatokból is több mindent sikerült automatizálnunk, hogy a back office működése ne az emberi kapacitás, hanem a rendszer sebességével skálázódjon.
A közös munka egy hosszútávú, folyamatos folyamatfejlesztésbe ment át, amelyben együtt hangoljuk össze az iroda belső operatív működését támogató területeket.
Kezdjük egy beszélgetéssel a munkafolyamataitokról.
Időpontot foglalok →