Lohnt es sich, jährlich 2000 € bei der Kommunikation zu sparen? Teil I.

Es ist nicht verwunderlich, dass sich ein großer Teil der Schulungen und Workshops in Unternehmen um Kommunikation dreht - schließlich ist eine effektive Kommunikation das Rückgrat für reibungslose Abläufe, Geschäftswachstum und zufriedene Kunden. Außerdem hilft eine gute Kommunikation Unternehmen, unnötige Kosten und Ineffizienzen zu vermeiden.

Seit der COVID-Ära, in der Fernarbeit für viele zur Norm geworden ist, ist die Effektivität der Online-Kommunikation in den Mittelpunkt gerückt. Ganz gleich, ob sie jahrelang in traditionellen Büros gearbeitet haben oder Digital Natives sind, müssen heute alle in virtuellen Räumen zusammenarbeiten. Aus diesem Grund ist die Wahl der richtigen Online-Kommunikationsplattform von entscheidender Bedeutung.

In der heutigen Unternehmenslandschaft sind die am häufigsten genutzten Plattformen Microsoft Teams, Zoom und Slack. Aber auch Google Meets & Chat und Discord sind in Unternehmen auf dem Vormarsch. Für Unternehmen, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen, ist Teams oft die erste Wahl. In der Tech- und Startup-Welt genießt Slack aufgrund seiner intuitiven Benutzeroberfläche, seiner Zuverlässigkeit und einer Fülle von Integrations- und Automatisierungsoptionen weiterhin einen guten Ruf.

Wie Slack in unseren Workflow passt

Slack wurde schnell zum Kernstück der Kommunikation unseres Teams und diente als Rückgrat unserer täglichen Interaktionen. Im Kern ist Slack um Arbeitsbereiche herum strukturiert - im Wesentlichen virtuelle Büros - in denen Teams Diskussionen zentralisieren, Dateien austauschen und Aufgaben koordinieren können. Diese Arbeitsbereiche sind in Channels unterteilt, die nach Projekten, Abteilungen oder anderen Themen organisiert werden können, um Diskussionen zu konzentrieren. Die Flexibilität, öffentliche Channels (denen jeder im Arbeitsbereich beitreten kann) oder private Channels (die auf bestimmte Mitglieder beschränkt sind) zu erstellen, ermöglichte es uns, offene Kommunikation und Vertraulichkeit in Einklang zu bringen.

Slack zeichnet sich auch dadurch aus, dass es die Teamkommunikation persönlicher und effizienter macht. Direktnachrichten (DMs) ermöglichen Einzel- oder Kleingruppenchats, ideal für schnelle Diskussionen, ohne die größere Gruppe zu stören. Dank der einfachen Benutzeroberfläche konnten wir alte Unterhaltungen durchsuchen, Kollegen markieren, um sie auf bestimmte Angelegenheiten aufmerksam zu machen, und unseren Nachrichten durch Emojis, GIFs und Reaktionen sogar etwas Persönlichkeit verleihen.

Was wirklich herausstach, war die Fähigkeit von Slack, mehr als nur Messaging zu unterstützen. Es integrierte nahtlos Sprach- und Videoanrufe, komplett mit Bildschirmfreigabefunktionen, direkt in der App. Das bedeutete, dass wir nicht mit mehreren Tools für unsere Meetings und Diskussionen arbeiten mussten. Wenn man dann noch nützliche Funktionen wie Post-Erinnerungen, geplante Nachrichten und In-App-Umfragen hinzufügt, ist Slack mehr als nur ein Chat-Tool - es ist das Nervenzentrum unserer internen Kommunikation.

Alles zentralisieren mit Integrationen

Wir haben auch die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten von Slack voll ausgeschöpft, um unsere Benachrichtigungen zu rationalisieren. Durch die Verbindung von Slack mit Tools wie ClickUp, Jira, GitLab und Semgrep haben wir einen zentralen Bereich geschaffen, in den alle unsere Benachrichtigungen, Updates und Aufgabenerinnerungen einfließen können. Dadurch mussten wir nicht nur nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen, sondern das Team war auch immer auf dem gleichen Stand und wir konnten bei Bedarf schnell reagieren. Im Grunde genommen wurde Slack zu unserer zentralen Anlaufstelle, wenn es darum ging, den Überblick über Projekte und Fristen zu behalten.

Die wahren Kosten von Slack

Der kostenlose Plan von Slack war zwar ein großartiger Startpunkt, aber es dauerte nicht lange, bis wir auf Einschränkungen stießen. Anfänglich beschränkte Slack die kostenlosen Nutzer auf die letzten 10.000 Nachrichten, was bedeutete, dass wertvolle Diskussionen und Zusammenhänge schnell aus dem Blickfeld verschwanden. Dies wurde innerhalb weniger Monate zu einem Problem und zwang uns zu einem Upgrade. Zwar hat Slack den kostenlosen Plan inzwischen überarbeitet und bietet nun auch die letzten drei Monate des Nachrichtenverlaufs an, doch fehlen immer noch wichtige Funktionen wie Gruppen-Audio- und Video-Meetings, die für die Zusammenarbeit im Team entscheidend sind.

Um das volle Potenzial von Slack auszuschöpfen, haben wir uns für den Pro-Tarif entschieden, der bei 8,75 US-Dollar pro Nutzer und Monat beginnt. Mit diesem Upgrade hatten wir Zugriff auf alle unsere bisherigen Nachrichten und konnten die Integrationen von Slack optimal nutzen. Allerdings gab es immer noch ein Problem: Wir waren auf einen einzigen Arbeitsbereich beschränkt. Als unser Unternehmen wuchs und sich die Projekte vervielfachten, wurde es unpraktisch, alles in einem Arbeitsbereich zu verwalten. Mehrere Arbeitsbereiche hätten es uns ermöglicht, die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Projekten besser zu strukturieren.

Mitte 2024 gaben wir jährlich etwa 2.000 Euro für Slack-Lizenzen aus, sowohl für unser internes Team als auch für externe Mitarbeiter. Als Alias weiter expandierte, wurde uns klar, dass diese Kosten mit dem Hinzukommen neuer Teammitglieder und Projekte nur noch steigen würden.

Was genau sind Open-Source-Projekte?

Open-Source-Projekte sind Software-Initiativen, bei denen der Quellcode öffentlich zugänglich gemacht wird, damit ihn jeder einsehen, nutzen, verändern und weitergeben kann. Diese Projekte werden in der Regel von globalen Entwicklergemeinschaften gemeinsam entwickelt, was die Transparenz fördert und zu kontinuierlicher Innovation beiträgt. Im Gegensatz zu proprietärer Software bieten Open-Source-Tools Flexibilität und Offenheit und ermöglichen es den Benutzern, Verbesserungen beizutragen, Fehler zu beheben oder die Software an spezielle Anforderungen anzupassen.

Einer der herausragenden Vorteile von Open-Source-Software ist ihre Kosteneffizienz. Da der Code frei zugänglich ist, können Unternehmen und Einzelpersonen hochwertige Tools nutzen, ohne dass hohe Lizenzgebühren anfallen. Darüber hinaus bedeutet der kooperative Charakter von Open Source, dass Probleme aufgrund der großen Zahl von Mitwirkenden oft schnell erkannt und gelöst werden. Diese Vielfalt an Gedanken und Fachwissen treibt häufig Innovationen voran, da Entwickler mit unterschiedlichem Hintergrund neue Ideen einbringen. Außerdem sind die Benutzer bei Open Source nicht an das Ökosystem eines einzigen Anbieters gebunden, was ihnen die Freiheit gibt, die Software an ihre individuellen Anforderungen anzupassen und zu verändern.

Open-Source-Software ist jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein möglicher Nachteil ist die uneinheitliche Unterstützung. Während populäre Projekte mit aktiven Gemeinschaften und umfassender Dokumentation aufwarten können, fehlt es bei kleineren oder Nischenprojekten möglicherweise an regelmäßigen Aktualisierungen oder strukturierter Unterstützung, so dass die Benutzer bei der Behebung von Problemen auf sich allein gestellt sind. Da viele Open-Source-Projekte auf freiwilliger Basis entwickelt werden, kann es außerdem zu langsameren Entwicklungszyklen oder eingeschränkter Verantwortlichkeit für größere Fehler oder Sicherheitslücken kommen. Für Unternehmen, die in hohem Maße auf konsistenten Support und Leistungsgarantien angewiesen sind, stellt dies möglicherweise ein Risiko dar.

Trotz dieser Kompromisse treibt Open-Source-Software weiterhin technologische Innovationen voran und bietet den Benutzern eine leistungsstarke Mischung aus Kontrolle, Flexibilität und communitygesteuerter Entwicklung.

Warum Mattermost?

Als wir begannen, Open-Source-Alternativen zu evaluieren, stach eine Lösung sofort hervor: Mattermost. Die Benutzeroberfläche war Slack - der Plattform, mit der wir bereits vertraut waren - verblüffend ähnlich, so dass der Übergang reibungslos verlief. Sie war sauber, intuitiv und einfach zu bedienen. Noch wichtiger war, dass es Mattermost seit 2015 gab, was bedeutete, dass eine gut etablierte Community dahinter stand. Dank regelmäßiger Updates und langfristigen Support versprach es die Art von Stabilität, die wir suchten.

Auf dem Papier schien es die perfekte Lösung zu sein. Aber wie würde es sich in der Praxis bewähren? Könnten wir Slack erfolgreich durch Mattermost ersetzen und 2000 Euro pro Jahr sparen? Alle unsere Erkenntnisse werden wir in Teil II dieser Blogserie teilen. Bleiben Sie dran!