Érdemes évente 2000 eurót megtakarítani a kommunikáción? I. rész.

Nem meglepő, hogy a vállalati tréningek és workshopok nagy része a kommunikáció körül forog - elvégre a hatékony kommunikáció a zökkenőmentes működés, az üzleti növekedés és az elégedett ügyfelek alapja. Nem mellesleg a jó kommunikáció segít a szervezeteknek elkerülni a felesleges költségeket, és elősegíti a hatékony működést.

A COVID idején, amikor a távmunka ránk rúgta az ajtót, az online kommunikáció hatékonyságára egyre nagyobb figyelem hárult: függetlenül attól, hogy korábban évtizedeket töltöttek-e el az irodákban, vagy már a digitális bennszülött generáció tagjairól beszélünk, hirtelen mindenkinek együtt kellett működnie a virtuális térben. Ezáltal beszéljünk akármilyen szervezetről is, megfelelő online kommunikáció platform megtalálása hirtelen kritikus jelentőségűvé vált.

A vállalati környezetben legelterjedtebben a Microsoft Teamset, a Zoomot vagy a Slack-et használják, azonban a Google Meets és Chat és a Discord is egyre nagyobb szerepet kap a üzleti ügyfeleknél. A Microsoft ökoszisztémát használó vállalatok számára kézenfekvő választás a Teams, eközben a tech- és startup-világban pedig a Slack továbbra is hatalmas népszerűségnek örvend az intuitív felületének, a megbízhatóságának valamint a rengeteg integrációs és automatizálási lehetőségnek köszönhetően.

Hogyan illeszkedik a Slack a munkafolyamatainkba

A Slack gyorsan csapatunk kommunikációjának origójává, és a napi interakcióink gerincévé vált. A Slack lényege, hogy workspace-ek (lényegében virtuális irodák) köré épül, ahol a csapatok rendszerezve folytathatják le a megbeszéléseiket, megoszthatnak fájlokat és egyszerűen koordinálhatják a feladataikat. A strukturáltság kialakítását segíti, hogy projektek, osztályok vagy bármilyen téma szerint csatornákba szervezhetők a beszélgetések a workspace-eken belül. Azáltal, hogy nyilvános (amelyekhez bárki csatlakozhat) és privát (csak bizonyos felhasználókra korlátozott) csatornákat is létrehozhatunk, könnyen kontrollálhatóvá válik, hogy az egyes információk kikhez juthassanak el.

A privát üzenetek (DM) lehetővé teszik a személyes vagy kiscsoportos beszélgetések folytatását is anélkül, hogy azzal a többieket zavarnánk. Ezen felül a könnyen kezelhető kereső funkció leegyszerűsíti a korábbi beszélgetések felkutatását, a munkatársak megjelölésével pedig emlékeztetők is küldhetők. Az bejegyzésekre és a kommentekre lehetőségünk van reakciókat küldeni, és az emojik széles tárházának, valamint a beépített GIF-eknek köszönhetően egy csipetnyi személyességet is vihetünk a szürke hétköznapokba.

A számos hasznos és kényelmes funkció mellett azonban ki kell emelnünk a hang- és videohívásokat, valamint képernyőmegosztási lehetőségeket. Ezek zökkenőmentes működése azt jelentette, hogy nem kellett több eszközzel zsonglőrködnünk a megbeszéléseinkhez és meetingjeinkhez. Az olyan hasznos kiegészítő funkcióknak hála, mint a poszt emlékeztetők, ütemezett üzenetek és az alkalmazáson belüli szavazások, a Slack több lett, mint egy egyszerű csevegőeszköz.

Minden egy helyen

A Slack páratlanul széles körű integrációs lehetőségekkel rendelkezik, ami kulcsfontosságúnak bizonyult a hatékonyságnövelés tekintetében. Könnyen, csupán néhány lépésben be tudtuk a ClickUp, a GitLab, a Jira valamint a Semgrep értesítéseit is csatornázni a központi szoftverünkbe. Annak köszönhetően, hogy már nem volt arra szükség, hogy minden egyes alkalmazást külön-külön folyamatosan monitorozzunk, jelentősen csökkentek az egyes reakcióidők és ugrásszerűen megnőtt a hatékonyságunk.

A Slack valós költségei

Mint nagyon sok szoftverszolgáltatásnak, úgy a Slack-nek is van ingyenes verziója, ami egy tökéletes kiindulási alapot biztosított egy frissen alapított cég számára. Azonban a szabadon hozzáférhető csomagba épített korlátok elég hamar akadályozni kezdték a mindennapi működésünket, hiszen akkoriban az utolsó tízezer üzenet volt visszaolvasható, és csak a fizetős verzióban váltak újra elérhetővé a korábbiak. Mivel ezt a limitet néhány hónapon belül elértük, hamar azzal szembesültünk, hogy a korábbi megbeszélések, feljegyzések elvesztek és elkerülhetetlennek láttuk, hogy üzleti csomagra váltsunk. Azóta az ingyenes csomag tartalma is átdolgozásra került, mégpedig úgy, hogy most már az utolsó 3 hónap üzenetei érhetők el, valamint olyan esszenciális funkciók is kikerültek mint a csoportos hang- és videómegbeszélések.

Mindezek fényében a belépő csomagot, a Pro előfizetést választottuk, amely havi 8,75 dollárról indul felhasználónként. Ezután már korlátlanul hozzáfértünk az összes korábbi bejegyzéshez valamint számunkra kritikus funkcióhoz. Azonban egy kellemetlenséggel továbbra is küzdöttünk: továbbra is csak egy workspace-t használhattunk, ami a szervezet növekedésével, valamint az újabb és újabb projektek miatt egyre kevésbé volt strukturálható, és középtávon már a kommunikációnk hatékonyságának rovására mehetett volna.

2024 közepére már évente körülbelül 2000 eurót költöttünk Slack licencekre, hiszen az Alias munkatársai mellett egyre több külsős partnernek biztosítottunk hozzáférést a könnyebb és gyorsabb együttműködés érdekében.

Mik is pontosan a nyílt forráskódú projektek?

A nyílt forráskódú projektek olyan szoftverkezdeményezések, amelyeknél a forráskódot nyilvánosan hozzáférhetővé teszik, hogy bárki megtekinthesse, használhassa és módosíthassa azt. Ezeket a projekteket jellemzően globális fejlesztői közösségek közösen fejlesztik, ami ösztönzi az átláthatóságot és elősegíti a folyamatos innovációt. A szabadalmaztatott szoftverekkel ellentétben a nyílt forráskódú applikációk rugalmasságot és nyitottságot biztosítanak, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy továbbfejlesszék a terméket, hibákat javítsanak ki, vagy éppen egyedi igényeikhez igazítsák a szoftvert.

A nyílt forráskódú szoftverek egyik kiemelkedő előnye a költséghatékonyság. Mivel a kód szabadon hozzáférhető, a vállalkozások és a magánszemélyek a magas licencdíjak terhei nélkül használhatják a jellemzően jó minőségű alkalmazásokat. Amennyiben mégis problémák adódnának, a nagy közreműködői bázissal rendelkező projektet kifejezetten gyorsan tudnak azokra reagálni. De ez nem minden: különböző háttérrel rendelkező szoftverfejlesztők gyakran újabb és jobb megoldásokat tudnak letenni az asztalra, mint azok, akik egy gyártói ökoszisztémába vannak beskatulyázva.

Természetesen a nyílt forráskódú szoftverek világában is belefuthatunk buktatókba. Az egyik lehetséges hátrány az inkonzisztens támogatás: míg a népszerű projektek aktív közösségekkel és átfogó dokumentációval büszkélkedhetnek, a kisebb vagy szűk réteget célzó projekteknél előfordulhat, hogy nincsenek rendszeres frissítések vagy strukturált segítség, így a felhasználóknak egyedül kell megoldaniuk a problémáikat. Továbbá, mivel sok nyílt forráskódú projektet önkéntes alapon fejlesztenek, előfordulhat, hogy a fejlesztési ciklusok lassabbak, illetve a nagyobb hibák vagy biztonsági rések esetén korlátozott a felelősségvállalás. A következetes támogatásra és teljesítménygaranciákra nagymértékben támaszkodó vállalkozások számára ez kockázatot jelenthet.

Ezen kompromisszumok ellenére a nyílt forráskódú szoftverek továbbra is a technológiai innováció motorjai, mivel a felhasználók számára a kontroll, a rugalmasság és a közösség által irányított fejlesztés hatékony kombinációját kínálják.

Miért a Mattermost?

Amikor elkezdtük a nyílt forráskódú alternatívák értékelését, egy megoldás azonnal kiemelkedett: a Mattermost. Az alkalmazás rendelkezett a Slack felületének minden jó tulajdonságával, amiket már amúgy is ismertünk és megszoktunk, így az átállás zökkenőmentesnek tűnhetett. Tiszta, intuitív és könnyen használható volt, pont mint az elődje. De ami még fontosabb, hogy a Mattermost-ot 2015-ben keltették életre, ami azt jelenti, hogy egy jól bejáratott közösség állt mögötte: a rendszeres frissítéseivel és a hosszú távú támogatással olyan stabilitást ígért, amilyet kerestünk.

Papíron tökéletes választásnak tűnt. De hogyan teljesítene a mindennapokban? Vajon sikeresen le tudnánk-e váltani a Slacket a Mattermosttal, és meg tudnánk-e spórolni évi 2000 eurót? A blogsorozat második részében megosztjuk a tapasztalatainkat. Maradjon velünk!