Érdemes évente 2000 eurót megtakarítani a kommunikáción? I. rész

Nem meglepő, hogy a vállalati tréningek és workshopok nagy része a kommunikáció fogalma körül forog - elvégre a hatékony kommunikáció a zökkenőmentes működés, az üzleti növekedés és az ügyfélelégedettség alapja. Nem mellesleg a megfelelő kommunikáció segít a szervezeteknek elkerülni a felesleges költségeket, és az üzleti hatékonyságot is elősegíti.

A COVID idején, amikor a távmunkakényszer ránk rúgta az ajtót, az online kommunikáció hatékonyságára hirtelen nagyon nagy figyelem irányult: függetlenül attól, hogy az adott vállalkozás munkavállalói korábban már évtizedeket töltöttek el az irodában, vagy már a digitális bennszülött generáció tagjaihoz tartoztak, hirtelen mindenki rá volt kényszerítve, hogy együttműködjön a virtuális térben. Így beszéljünk akármilyen szervezetről is, a megfelelő online kommunikációs platform megtalálása hirtelen mindenkinek kritikus jelentőségűvé vált.

A vállalati környezetben legelterjedtebben a Microsoft Teamst, a Zoomot vagy a Slack-et használják, azonban a Google Meets/Chat és a Discord is egyre nagyobb szerepet kap. A Microsoft ökoszisztémát használó vállalatok számára kézenfekvő választás a Teams, miközben a tech- és startup-világban a Slack örvend továbbra is hatalmas népszerűségnek, köszönhetően az intuitív felületének, a megbízhatóságának valamint a rengeteg integrációs és automatizálási lehetőségének.

Hogyan illeszkedik a Slack a munkafolyamatainkba

A Slack gyorsan csapatunk kommunikációjának origójává, és a napi interakcióink gerincévé vált. A Slack lényege, hogy workspace-ek (lényegében virtuális irodák) köré épül, ahol a csapatok rendszerezve folytathatják le a megbeszéléseiket, megoszthatnak fájlokat és egyszerűen koordinálhatják a feladataikat. A strukturáltság kialakítását segíti, hogy a workspaceken belül a beszélgetések csatornákban szervezhetők projektek, osztályok, vagy bármilyen más téma szerint. Azáltal, hogy nyilvános (amelyekhez bárki csatlakozhat) és privát (csak bizonyos felhasználókra korlátozott) csatornákat is létrehozhatunk, könnyen kontrollálhatóvá válik, hogy az egyes információk kikhez juthassanak el.

A privát üzenetek (DM) lehetővé teszik a személyes vagy kiscsoportos beszélgetéseket is, anélkül, hogy azzal a többieket zavarnánk. Ezen felül a könnyen kezelhető kereső funkció leegyszerűsíti a korábbi beszélgetések felkutatását, a munkatársak megjelölésével pedig emlékeztetőket is lehet küldeni. A bejegyzésekre és a kommentekre lehetőségünk van célzottan reagálni, és az emojik széles tárházának, valamint a beépített GIF-eknek köszönhetően egy csipetnyi személyességet is vihetünk a szürke hétköznapokba.

A számos hasznos és kényelmes funkció mellett azonban ki kell emelnünk a hang- és videohívásokat, valamint képernyőmegosztási lehetőségeket. Ezek zökkenőmentes működése azt jelentette, hogy nem kellett több eszközzel zsonglőrködnünk a megbeszéléseinkhez és a meetingjeinkhez. Az olyan hasznos kiegészítő funkcióknak hála, mint a poszt emlékeztetők, ütemezett üzenetek és az alkalmazáson belüli szavazások, a Slack sokkal többet ér, mint egy egyszerű csevegőeszköz.

Minden egy helyen

A Slack páratlanul széles körű integrációs lehetőségekkel rendelkezik, ami kulcsfontosságúnak bizonyult a hatékonyságnövelés tekintetében. Könnyen, csupán néhány lépésben be tudtuk csatornázni a ClickUp, a GitLab, a Jira valamint a Semgrep értesítéseit is a központi szoftverünkbe. Annak köszönhetően, hogy már nem kellett minden egyes alkalmazást külön-külön folyamatosan monitoroznunk, jelentősen csökkentek az egyes reakcióidők és ugrásszerűen megnőtt a hatékonyságunk.

A Slack valós költségei

Mint nagyon sok szoftverszolgáltatásnak, úgy a Slack-nek is van ingyenes verziója, ami egy tökéletes kiindulási alapot biztosított egy frissen alapított cég számára. Azonban a szabadon hozzáférhető csomagba épített korlátok elég hamar akadályozni kezdték a mindennapi működésünket, mivel akkoriban az utolsó tízezer üzenet volt visszaolvasható, és csak a fizetős verzióban váltak újra elérhetővé a korábbiak. Mivel ezt a limitet néhány hónapon belül elértük, hamar azzal szembesültünk, hogy a korábbi megbeszélések, feljegyzések számunkra elvesztek és elkerülhetetlennek láttuk, hogy üzleti csomagra váltsunk. Azóta az ingyenes csomag tartalma is átdolgozásra került, mégpedig úgy, hogy most már csak az utolsó 3 hónap üzenetei érhetők el, valamint olyan esszenciális funkciók is kikerültek a verzióból, mint a csoportos hang- és videómegbeszélések.

Mindezek fényében a belépő csomagot, a Pro előfizetést választottuk, amely havi 8,75 dollárról indul felhasználónként. Ezután már korlátlanul hozzáfértünk az összes korábbi bejegyzéshez, valamint számunkra kritikus funkcióhoz. Azonban egy kellemetlenséggel továbbra is küzdöttünk: változatlanul csak egy workspace-t használhattunk, ami a szervezet növekedése, valamint az újabb és újabb projektek miatt egyre kevésbé volt strukturálható, és középtávon már a kommunikációnk hatékonyságának rovására ment volna.

2024 közepére már évente körülbelül 2000 eurót költöttünk Slack licencekre, hiszen az Alias munkatársai mellett egyre több külsős partnernek biztosítottunk hozzáférést a könnyebb és gyorsabb együttműködés érdekében.

Mik is pontosan a nyílt forráskódú projektek?

A nyílt forráskódú projektek olyan szoftverfejlesztési kezdeményezések, amelyeknél a forráskódot nyilvánosan hozzáférhetővé teszik, hogy bárki megtekinthesse, használhassa és módosíthassa azt. Ezeket a projekteket jellemzően globális fejlesztői közösségek fejlesztik, ami ösztönzi az átláthatóságot és elősegíti a folyamatos innovációt. A szabadalmaztatott szoftverekkel ellentétben a nyílt forráskódú applikációk rugalmasságot és nyitottságot biztosítanak, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy továbbfejlesszék a terméket, hibákat javítsanak ki rajta, vagy éppen egyedi igényeikhez igazítsák a szoftvert.

A nyílt forráskódú szoftverek egyik kiemelkedő előnye a költséghatékonyság. Mivel a kód szabadon hozzáférhető, a vállalkozások és a magánszemélyek a magas licencdíjak terhei nélkül használhatják a jellemzően jó minőségű alkalmazásokat. Amennyiben mégis problémák adódnának a használat során, a nagy közreműködői bázissal rendelkező projektek kifejezetten gyorsan tudnak azokra reagálni. De ez nem minden: különböző háttérrel rendelkező szoftverfejlesztők gyakran újabb és jobb megoldásokat tudnak letenni az asztalra, mint azok, akik egy gyártói ökoszisztémába vannak beskatulyázva.

Természetesen a nyílt forráskódú szoftverek világában is belefuthatunk buktatókba. Az egyik lehetséges hátrány az inkonzisztens támogatás: míg a népszerű projektek aktív közösségekkel és átfogó dokumentációval büszkélkedhetnek, a kisebb vagy szűk réteget célzó projekteknél előfordulhat, hogy nincsenek rendszeres frissítések vagy strukturált segítség, így a felhasználóknak egyedül kell megoldaniuk a problémáikat. Továbbá, mivel sok nyílt forráskódú projektet önkéntes alapon fejlesztenek, előfordulhat, hogy a fejlesztési ciklusok lassabbak, illetve a nagyobb hibák vagy biztonsági rések esetén korlátozott a felelősségvállalás. A következetes támogatásra és teljesítménygaranciákra nagymértékben támaszkodó vállalkozások számára ez kockázatot jelenthet.

Ezen kompromisszumok ellenére a nyílt forráskódú szoftverek továbbra is a technológiai innováció motorjai, mivel a felhasználók számára a kontroll, a rugalmasság és a közösség által irányított fejlesztés hatékony kombinációját kínálják.

Miért a Mattermost?

Amikor elkezdtük a nyílt forráskódú alternatívák értékelését, egy megoldás azonnal kiemelkedett: a Mattermost. Az alkalmazás rendelkezett a Slack felületének minden jó tulajdonságával, amiket már amúgy is ismertünk és megszoktunk, így az átállás zökkenőmentesnek tűnt. Tiszta, intuitív és könnyen használható volt, pont mint az elődje. De ami még fontosabb, hogy a Mattermost-ot 2015-ben hozták létre, ami azt jelenti, hogy egy jól bejáratott közösség áll mögötte: a rendszeres frissítéseivel és a hosszú távú támogatással olyan stabilitást ígért, amilyet kerestünk.

Papíron tökéletes választásnak tűnt. De hogyan teljesítene a mindennapokban? Vajon sikeresen le tudnánk váltani a Slacket a Mattermosttal, és meg tudnánk spórolni évi 2000 eurót? A blogsorozat második részében megosztjuk a tapasztalatainkat. Maradjon velünk!