Lohnt es sich, jährlich 2000 € bei der Kommunikation zu sparen? Teil II.

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir uns mit der kritischen Rolle der Kommunikation in Organisationen, insbesondere in Unternehmen, befasst und wie eine effektive Chat-Plattform die Unternehmensabläufe erheblich beeinflussen kann. Außerdem haben wir die beliebtesten Kommunikationstools auf dem Markt unter die Lupe genommen und berichtet, wie unsere Abhängigkeit von Slack zu jährlichen Kosten von ca. 2.000 Euro geführt hat.

Angetrieben von unserer Leidenschaft, neue Technologien zu erforschen und nach innovativen Lösungen zu suchen, stießen wir beim Durchstöbern von Open Source Projekten auf Mattermost. Es stellte sich als eine vielversprechende Alternative zu Slack dar. Aber hat es die Erwartungen erfüllt? Nehmen wir dies unter die Lupe, um es herauszufinden.

Verbesserte Produktivität und Komfortfunktionen

Über die Grundlagen hinaus haben wir zusätzliche Funktionen identifiziert, die die Effizienz und den Benutzerkomfort verbessern könnten:

• Tool-Integration und Automatisierung: Wir sind auf eine Reihe von Tools angewiesen, darunter ClickUp, GitLab, Jira und Semgrep. Die neue Plattform benötigt Integrationen für diese Anwendungen oder zumindest konfigurierbare Webhooks zur Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen.
• Verwaltung von Nachrichten: Funktionen wie „Als ungelesen markieren“ und „Für später speichern“ sind unverzichtbar, um die Flut von Nachrichten und Benachrichtigungen zu bewältigen, die wir häufig erhalten. Sie helfen uns dabei, Antworten zu priorisieren und weniger dringende Aufgaben wieder aufzugreifen, wenn wir Zeit haben.
• Integrierte Umfragen: Als Kommunikationsdrehscheibe des Unternehmens benötigte die Plattform eine integrierte Umfragefunktion, um die Planung von Veranstaltungen und die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, ohne dass externe Tools erforderlich sind.
• Geplante Nachrichten: Die Rücksichtnahme auf die Arbeitszeiten der Kollegen hat für uns Priorität. Die Möglichkeit, Nachrichten zu planen, ermöglicht es uns, Aufgaben voranzutreiben - ob am Wochenende oder nach Feierabend - und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Freizeit ungestört genießen können.
• Mobile Apps: Seien wir ehrlich: Viele von uns fangen an, während des Pendelns Nachrichten zu lesen. Eine robuste mobile App ist unverzichtbar, um auch unterwegs in Verbindung zu bleiben.

Obwohl unsere natürliche Neugier auf neue Software und Technologien eine Rolle bei der Erkundung von Mattermost spielte, waren praktische Erwägungen die eigentliche Triebfeder für den Wechsel.

In erster Linie bot Mattermost als kostenlose Open-Source-Anwendung die Möglichkeit, erhebliche Kosten zu sparen - etwa 2.000 Euro pro Jahr. Dieses Geld konnten wir für teamfördernde Aktivitäten oder andere wertvolle Initiativen verwenden.

Aber das waren noch nicht alle Vorteile. Mattermost gab uns die Kontrolle über unsere Daten, da sie auf einem eigenen Server oder in der Cloud gehostet werden können. So ist sichergestellt, dass unsere Informationen jederzeit zugänglich sind und von unserer eigenen Infrastruktur sicher verwaltet werden. Außerdem unterstützt Mattermost im Gegensatz zu Slack mehrere Teams (das Äquivalent zu Slacks Arbeitsbereichen) und bietet damit eine zusätzliche Organisationsebene über die Kanäle hinaus. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung mehrerer Projekte und die administrativen Anforderungen des Unternehmens.

Ausgestattet mit diesen Vorteilen beschlossen wir, eine Testphase durchzuführen, in der wir Mattermost neben Slack laufen ließen, um seine Fähigkeiten zu bewerten. Für diesen Versuch richteten wir Mattermost auf unserem bewährten OrangePi-Server ein. Zwei Wochen lang nutzten leitende Entwickler und Führungskräfte des Unternehmens die Plattform für Meetings und allgemeine Kommunikation.

Die Ergebnisse der Testphase waren ermutigend. Mattermost erfüllte fast alle unsere Kriterien und zeigte eine stabile Leistung. Um die Leistung weiter zu steigern, führten wir einen Stresstest durch, bei dem wir eine teamweite Telefonkonferenz mit Bildschirmfreigabe veranstalteten. Selbst mit einer einfachen Infrastruktur bewältigte der Server die Last mühelos und zeigte, dass er das Drei- bis Vierfache unserer derzeitigen Teamgröße unterstützen kann.

Angesichts dieser vielversprechenden Ergebnisse wurde klar, dass Mattermost für unsere täglichen Geschäftsabläufe eine weitere Untersuchung wert ist.

Wir machen es uns in unserem neuen Zuhause gemütlich

Et voilà! Wir haben unsere Kommunikationszentrale erfolgreich von Slack zu Mattermost verlegt. Die Umstellung war jedoch erst dann abgeschlossen, wenn sich das Team im neuen System zu Hause fühlte. Um die Umstellung zu erleichtern, haben wir die ersten 14 Tage als Testphase festgelegt und unsere Slack-Konten als Backup beibehalten.

Die zweiwöchige Testphase erwies sich als gute Entscheidung, da wir schnell auf Probleme mit Anrufen stießen. Durch die Konfiguration eines coturn TURN-Servers konnten wir die meisten dieser Probleme jedoch leicht überwinden.

Mit der Funktion für unbegrenzte Teams von Mattermost haben wir unseren Arbeitsbereich neu strukturiert. Wir erstellten dedizierte Gruppen für langfristige Projekte und administrative Aufgaben, was nicht nur die Organisation der Kommunikationskanäle verbesserte, sondern auch die Zugangskontrolle für öffentliche und private Kanäle vereinfachte.

Integration

Um uns vollständig in Mattermost einzuleben, mussten wir die Tools integrieren, auf die wir uns täglich verlassen, wie GitLab, ClickUp, Semgrep, Jira und unsere allgemeinen geplanten Erinnerungen.

Die Anbindung von GitLab an Mattermost war nahtlos, da es eine native Integration ähnlich wie Slack bietet. Für die Integration anderer Tools mussten jedoch benutzerdefinierte Automatisierungen mit Webhooks erstellt werden. Durch die Nutzung von n8n konnten wir nicht nur unsere ursprünglichen Arbeitsabläufe wiederherstellen, sondern auch neue Automatisierungsmöglichkeiten erschließen und viele unserer Prozesse rationalisieren.

Infrastruktur

Der Betrieb einer selbst gehosteten Anwendung wie Mattermost erfordert eine stabile Infrastruktur. Während sich viele Unternehmen für Cloud-Anbieter wie AWS entscheiden, haben wir uns aus Gründen der besseren Kontrolle für einen lokalen Server entschieden.

Nach einer sorgfältigen Evaluierung haben wir uns für einen Odroid H3-Server entschieden, da einige Mattermost-Plugins, wie z. B. Matterpoll, nur mit der AMD64-Architektur und nicht mit ARM64 kompatibel sind.Um unseren Dienst öffentlich zugänglich zu machen, sicherten wir uns einen Domainnamen und ein SSL-Zertifikat und vervollständigten die notwendigen Konfigurationen.

Der Betrieb eines selbst gehosteten Dienstes bringt auch Verantwortung mit sich, insbesondere im Bereich der Datensicherheit. Um Risiken wie Hardwareausfälle oder Datenverluste zu minimieren, haben wir einen robusten Backup-Workflow implementiert. Mit Restic und Backrest erstellen wir regelmäßig Kopien unserer Server auf Offline-Festplatten, damit wir für alle Eventualitäten gerüstet sind.

Jetzt, nach fast sechs Monaten mit Mattermost, können wir getrost unser Urteil abgeben: War der Wechsel die Einsparung von 2.000 € pro Jahr für die Kommunikation wert?

Was wir gewonnen haben

• Dateneigentum: Mit Mattermost sind wir Eigentümer unserer Daten und haben die volle Kontrolle darüber, wie sie gespeichert und abgerufen werden.
• Kostenersparnis: Mattermost ist kostenlos und macht wiederkehrende Abonnementgebühren überflüssig.
• Vereinfachte Kommunikation: Durch die Möglichkeit, mehrere Teams zu erstellen (was bei Slack nicht möglich ist), konnten wir die Kommunikation effektiver strukturieren.
• Keine zusätzlichen Kosten für externe Mitarbeiter: Das Hinzufügen von Partnern zu Kommunikationskanälen ist nicht länger eine Budgetfrage.
• Überlegene GIF-Verarbeitung: Seien wir ehrlich: GIFs in Mattermost sind viel besser als in Slack, und sie haben sich zu einem überraschenden Produktivitätsschub entwickelt!

Was wir vermissen

• Integrierte zeitgesteuerte Nachrichten: Diese praktische Funktion in Slack fehlt in Mattermost.
• Anrufbenachrichtigungen in Kanälen: Das Fehlen dieser Funktion führt gelegentlich zu Koordinationsproblemen.
• Infrastruktur-Anforderungen: Der Betrieb und die Wartung der erforderlichen Infrastruktur, einschließlich regelmäßiger Backups, verursachen zusätzliche Betriebskosten.