Érdemes évente 2000 eurót megtakarítani a kommunikáción? II. rész

Az előző blogbejegyzésünkben azt vizsgáltuk, hogy a kommunikáció mennyire kritikus szerepet játszik a szervezetekben, különösen a vállalkozások életében, és hogy egy hatékony kommunikációs platform milyen jelentősen tudja befolyásolni a vállalat működését. Továbbá áttekintettük a piacon kapható legnépszerűbb kommunikációs eszközöket is, és azt is megosztottuk, hogy miképpen jutottunk el oda, hogy évente kb. 2000 eurót fizessünk a Slack-ért.

Mivel az új technológiák felfedezése és az innovatív megoldások keresése mindig is a szenvedélyünk volt, a nyílt forráskódú projektek böngészése közben fedeztük fel a Mattermostot. A szoftver a Slack ígéretes alternatívájának mutatkozott, de vajon beváltotta a hozzá fűzött reményeket? A cikk végére kiderül.

Fokozott produktivitás és kényelmi funkciók

A kritériumok megfogalmazása során az alapokon túl olyan további funkciókat azonosítottunk, amelyek képesek növelni a hatékonyságot és javítani a felhasználói élményt:

• Eszközintegráció és automatizálás: a munkánk során számos különböző szoftvermegoldásra támaszkodunk, köztük a ClickUp-ra, a GitLabra, a Jirara és a Semgrepre. Mindezek működésének összehangolásához az új platformnak is intergálhatónak kellett lennie az említett alkalmazásokkal, vagy legalább konfigurálható webhookokkal kellett rendelkeznie, hogy egyéni automatizációkat hozhassunk létre.
• Üzenetkezelés: naponta több száz vagy több ezer üzenetet váltunk a kollégákkal, így az olyan funkciók, mint az olvasatlannak jelölés, vagy emlékeztető nélkülözhetetlenek. Ezek segítenek a teendők rangsorolásában és a kevésbé sürgős feladatok újbóli áttekintésében.
• Integrált szavazások: annak érdekében, hogy valóban a vállalat kommunikációs központjaként működhessen, fontos volt, hogy a platform beépített poll funkcióval rendelkezzen, és ne kelljen külső alkalmazást használni a szavazásokhoz.
• Időzített üzenetek: a kollégák szabadidejének tiszteletben tartása számunkra kiemelt fontosságú. Az üzenetek időzítése lehetővé tette, hogy az eltérő munkarendben dolgozó kollégák képesek legyenek haladni a feladataikkal, úgy, hogy a csapatunk többi tagja zavartalanul élvezhette a szabadidejét.
• Mobilalkalmazások: hiába nem ez lenne az ideális, de azért elég sokan már az iroda felé menet, utazás közben elkezdjük az üzeneteinket böngészni. Ehhez pedig egy robusztus mobilalkalmazás elengedhetetlen.

Habár az új szoftverek és technológiák iránti természetes kíváncsiságunk szerepet játszott a Mattermost felfedezésében, a váltás mögött gyakorlati megfontolások is voltak.

Mindenekelőtt a Mattermost nyílt forráskódú és ingyenes alkalmazásként jelentős költségmegtakarítási lehetőséget kínált - évente körülbelül 2000 eurót. Ezt a pénzt úgy gondoltuk, hogy hasznosabban is fel tudnánk használni, például akár csapatépítő tevékenységekre is...

Ez még önmagában nem feltétlenül lett volna elégséges ok a váltásra, de az előnyök itt még nem értek véget. A Mattermost self-hosted verziója lehetővé teszi, hogy a saját kezünkben tartsuk az adatainkat, hiszen így a szoftvert a saját dedikált szerverünkön, vagy egy külsős hosting szolgáltatónál tudjuk futtatni. Ez biztosítja, hogy az információink mindig elérhetőek legyenek, és a saját infrastruktúránk biztonságosan kezelje azokat. Emellett a Slack-kel ellentétben a Mattermostban több csapatot (a Slack-nél workspace) is létre tudunk hozni extra költségek nélkül, ami így a csatornákon túl egy további szervezeti réteget biztosít. Ez különösen hasznos több projekt és a vállalat adminisztratív igényeinek kezelésében.

Ezek alapján elhatároztuk, hogy egy tesztfázist erejéig a Slack mellett párhuzamosan működtetjük a Mattermostot, hogy 100%-ban megalapozott döntést hozhassunk. A próbaüzemhez a Mattermostot a jól bejáratott OrangePi szerverünkön installáltuk, majd két héten keresztül ezen folytatták a megbeszéléseiket az Alias vezetői és vezető fejlesztői.

A kísérleti szakasz eredményei biztatóak voltak. A Mattermost szinte minden kritériumunknak megfelelt, és stabil teljesítményt nyújtott. Hogy biztosra menjünk, egy stressztesztet is végeztünk, ami során más szolgáltatások futtatása mellett még egy, az egész csapatra kiterjedő, képernyőmegosztással egybekötött hívást is lebonyolítottunk. A szerver még ezzel az alapinfrastruktúrával is könnyedén elbírta a terhelést, és megmutatta, hogy a jelenlegi csapatméretünk három-négyszeresét is képes támogatni.

Ilyen ígéretes eredmények után nem is volt kérdés, hogy a Mattermostot érdemes érdemes élesben is kipróbálni, hogy tényleg megfelelő-e a mindennapi üzleti működésünk szempontjából.

Berendezkedés az új otthonunkba

Et voilà! Sikeresen átköltöztettük a kommunikációs központunkat a Slack-ről a Mattermostra. Az átállással azonban nem végeztünk teljesen mindaddig, amíg a csapat nem érezte magát otthonosan az új rendszerben. Az alkalmazkodási folyamat megkönnyítése érdekében az első 14 napot tesztidőszaknak jelöltük ki, és a biztonsági kedvéért megtartottuk a Slack-fiókjainkat.

A kéthetes tesztidőszak jó döntésnek bizonyult, mivel ezalatt hamar a hívásokkal kapcsolatos problémákba ütköztünk. Egy coturn TURN szerver bekonfigurálásával azonban könnyedén áthidaltuk a legtöbb ilyen kihívást.

Annak köszönhetően, hogy a Mattermostban korlátlan számú csapatot létre tudtunk hozni, a csatornáinkat is új rendszerbe tudtuk szervezni. Dedikált csoportokat hoztunk létre a hosszú távú projektekhez és az adminisztratív feladatokhoz, ami nemcsak a kommunikációs folyamatainkat egyszerűsítette le, hanem a nyilvános és a privát csatornákhoz való hozzáférés-szabályozást is megkönnyítette.

Integrációk

Ahhoz, hogy a Mattermost teljes értékű társunk legyen a hétköznapokban, integrálnunk kellett azokat az eszközöket, amelyekre nap mint nap támaszkodunk, mint például a GitLabot, a ClickUp-ot, a Semgrepet, a Jirát és az összes belsős időzített emlékeztetőt.

A Mattermost-GitLab összekapcsolás zökkenőmentes volt, hiszen a verziókezelő a Slack-hez hasonló natív integrációs lehetőséget kínál. Azonban a többi szoftverünk integrálásához egyéni automatizációkat kellett létrehozni webhook-ok segítségével. Itt segítségül hívtuk az n8n nevű szolgáltatást, amivel nemcsak az eredeti munkafolyamatainkat tudtuk létrehozni, hanem újabb rutinszerű feladatok automatizálására is lehetőségünk nyílt.

Infrastruktúra

Egy önállóan hosztolt szolgáltatás működtetése, mint a Mattermost, megbízható infrastruktúrát igényel. Míg sokan egy AWS-hez hasonló felhőszolgáltatót választanak, mi úgy döntöttünk, hogy az adataink felett gyakorolt nagyobb ellenőrzés érdekében helyi szerveren futtatjuk a programot.

Alapos értékelés után egy Odroid H3 szerver mellett tettük le a voksunkat, mivel néhány Mattermost bővítmény, mint például a Matterpoll, csak AMD64 architektúrával kompatibilis – az OrangePi ARM64-esével nem. A mindennapos üzemeléshez természetesen olyan apróságokra is szükségünk volt, mint a domainnév és az SSL-tanúsítvány beállítása.

Azonban egy saját üzemeltetésű szolgáltatás működtetése nagy felelősséggel jár, különösen az adatbiztonság terén. A hardverhibához vagy adatvesztéshez hasonló kockázatok mérséklése érdekében robusztus biztonsági mentési munkafolyamatot vezettünk be. A Restic és a Backrest segítségével rendszeresen készítünk hardveres másolatokat a szervereinkről offline merevlemezekre, így biztosítva, hogy minden eshetőségre készen álljunk.

Most, a Mattermosttal eltöltött közel hat hónap után bátran megoszthatjuk ítéletünket: megérte a váltás, hogy évente 2000 eurót spóroljunk a kommunikáción?

Mit nyertünk

• Adattulajdonlás: a Mattermost segítségével az adatainkat a saját kezünkben tartjuk, így teljes mértékben mi irányítjuk a tárolás és a hozzáférés módját.
• Költségmegtakarítás: a Mattermost self-hosted verziója ingyenes, így a fennmaradó összeget hasznosabban tudjuk elkölteni.
• Hatékonyabb kommunikáció: az, hogy több csapatot is létre tudunk hozni (ami a Slack előfizetésünkből hiányzott) lehetővé tette számunkra, hogy hatékonyabban strukturáljuk a kommunikációt.
• Nincsenek extra költségek a külső munkatársak számára: a partnerek hozzáadása a kommunikációs csatornákhoz többé nem terheli a költségvetésünket.
• Kiváló GIF-kezelés: legyünk őszinték - a Mattermostban a GIF-ek sokkal jobbak, mint a Slack-ben, ami pozitívan hat a csapat hangulatára!

Amit hiányolunk

• Beépített időzített üzenetek: ez a praktikus funkció hiányzik a Mattermostból.
• Hívásértesítések a csatornákon: ennek hiánya időnként koordinációs kihívásokat okoz.
• Infrastrukturális követelmények: a szükséges infrastruktúra működtetése és karbantartása, beleértve a rendszeres biztonsági mentéseket is, extra szakmai tudást és kapacitást igényel.