Alias Innovations
HUENDE
Ajánlatkérés
Főoldal · Referenciák · Bizalmas partner
Esettanulmány · HR és munkaidő · Magyarország

Egyedi munkaidő-nyilvántartó rendszer

Hogyan váltottuk ki az Excelben vezetett jelenléti ívet, az e-mailben érkező szabadságkérelmeket és a külön eszközben rögzített projektórákat egyetlen, egyedi fejlesztésű HR rendszerrel, kizárólag partnerünk belső használatára.

Ügyfél
Bizalmas partner
Felhasználás
Kizárólag belső használat
Amit építettünk
Egyedi munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszer
Szolgáltatás
Egyedi szoftverfejlesztés · Bérszámfejtési integráció

A kihívás

A munkaidő-nyilvántartás az a terület, amire senki nem szeretne sok időt szánni, mégis minden hónap végén ott van a HR és a könyvelés asztalán.

Partnerünknél a jelenléti ív Excelben élt, a szabadságkérelmek e-mailben jöttek, a projektórák pedig egy harmadik eszközben, így a havi zárás minden alkalommal nyomozással kezdődött. Kipróbáltak több dobozos megoldást is, de mindegyiknél ugyanoda jutottak: vagy a jóváhagyási folyamatuk nem fért bele, vagy a projektalapú időrögzítés hiányzott, vagy az export nem olyan formátumban készült, amit a könyvelőjük be tudott tölteni.

A megoldás: egyedi fejlesztésű, belső HR rendszer

Ahelyett, hogy a folyamataikat egy sablonhoz igazították volna, partnerünk saját rendszert építtetett. Kizárólag belső használatra fejlesztettük le, pontosan a működésükre szabva, a bejelentkezéstől egészen a bérszámfejtésnek szóló exportig.

01

Be- és kijelentkezés egy kattintással

A bejelentkezés, a szünet, a projektváltás és a kijelentkezés is egy-egy kattintás, így a napi adminisztráció néhány másodpercre zsugorodik.

02

Projektekre bontott időrögzítés

Minden időbejegyzés egy projekthez vagy költséghelyhez tartozik, így látszik az ügyfélprojektek valós költsége és a belső munkára fordított idő is.

03

Ellenőrizhető időmódosítás

A munkatárs maga javíthatja a bejegyzéseit, de minden változás indoklással, a közvetlen felettesnek szóló módosítási kérelemként jelenik meg, a lezárt hetek pedig zároltak.

04

Szabadság jóváhagyási lánccal

A szabadság-, betegszabadság- és home office kérelmek egyenesen a közvetlen felettesnél landolnak, a jóváhagyott napok pedig automatikusan levonódnak az éves keretből.

05

Szerepkörök és jogosultságok

Négy alap szerepkör (munkatárs, csapatvezető, HR, admin) finomhangolható jogosultságokkal, és minden felhasználóhoz egy közvetlen felettes, ami kijelöli a jóváhagyási láncot.

06

Ünnepnapok és export a könyvelőnek

A magyar ünnepnapok és az áthelyezett munkanapok beépülnek a rendszerbe, a havi export pedig pontosan abban a formátumban készül, amit a könyvelő szoftver vár.

A rendszer közelről

Az alábbi képernyőképek a rendszer felületét mutatják be, mintaadatokkal.

01

Áttekintés

Itt kezdődik a munkatársak napja: egy kattintással bejelentkeznek, látják a mai bejegyzéseiket, a heti óraszámot a kerethez mérve és a megmaradt szabadságnapokat. A heti keret automatikusan igazodik az ünnepnapokhoz.

Áttekintő oldal be- és kijelentkezéssel, a mai bejegyzésekkel, a heti óraszámmal és a szabadságkerettel
02

Heti időnapló projektenként

Projektenkénti és napi óraszámok egy táblázatban, az ünnepnapot a rendszer automatikusan jelöli. A javítások módosítási kérelemként jelennek meg, amíg a felettes jóvá nem hagyja őket.

Heti időnapló projektenkénti bontásban, nemzeti ünneppel és módosítási kérelmekkel
03

Jóváhagyások és csapatnaptár

A felettes egy kattintással jóváhagyja vagy elutasítja a beosztottjai kérelmeit, a csapatnaptárból pedig első ránézésre kiderül, ha egy hétre túl sokan kérnének szabadságot.

Jóváhagyásra váró szabadság- és home office kérelmek, alatta a csapatnaptár
04

Szerepkörök és jogosultságok

Szerepkörönkénti jogosultsági mátrix és a felhasználók listája a közvetlen felettesükkel. Ha valaki csapatot vált, egyetlen módosítással átáll a jóváhagyási lánca is.

Szerepkörök és jogosultságok mátrixa, mellette a felhasználók és a közvetlen felettesek listája
05

Ünnepnapok és export a bérszámfejtésnek

Az ünnepnapok naptára beépül a munkaidőkeretbe, a szabadságszámításba és a riportokba. A havi export XLSX, CSV vagy XML formátumban készül, előtte egy ellenőrző lista figyelmeztet a lezáratlan hetekre és a függő kérelmekre.

Ünnepnapok listája és a havi export beállításai a bérszámfejtés felé, zárás előtti ellenőrzéssel

Miért egyedi fejlesztés?

Munkaidő-nyilvántartó szoftverből bőven van a piacon, és sok cégnek tökéletesen megfelel egy dobozos megoldás. Az egyedi fejlesztés akkor éri meg, ha a jóváhagyási folyamat nem illeszkedik a sablonokba, a projektalapú időrögzítés üzletileg kritikus, az exportnak egy meglévő bérszámfejtő rendszerhez kell igazodnia, vagy az adatoknak házon belül kell maradniuk.

Partnerünknél mind a négy szempont teljesült, így hosszú távon a saját folyamataikra épített rendszer volt a jobb választás, mint a folyamatokat egy általános eszközhöz igazítani.

Eredmény

A munkatársak napi pár kattintással használják a rendszert, a vezetés valós képet kap arról, mire megy el a csapat ideje, a HR-nek pedig a havi zárás már nem napokig tartó egyeztetés, hanem egyetlen export.

Nálatok is szétszórva él a munkaidő-nyilvántartás?

Beszéljük át, hogyan illeszkedhetne a folyamataitokhoz.

Időpontot foglalok →