Chiro Marketing — ClickUp based operation system

Ein maßgeschneidertes, ClickUp-basiertes Betriebssystem, das das verstreute CRM (Sales), HR und Projektmanagement einer schnell wachsenden Marketingagentur an einem Ort zusammenführte, beim Team von chiro.hu.

Kunde

Chiro Marketing

Branche

Marketingagentur

Was wir gebaut haben

Maßgeschneidertes, ClickUp-basiertes Betriebssystem

Leistung

ClickUp-Einführung · Prozessautomatisierung · Systemintegration

Die Herausforderung

Wenn ein Unternehmen dynamisch wächst, können die internen Prozesse oft nicht mithalten. Genau in dieser Situation befand sich einer unserer Partner, Chiro Marketing: der Markt entwickelte sich ständig weiter, während im Hintergrund das digitale Chaos von Tag zu Tag wuchs.

„Wir standen nicht schlecht da, aber alles war verstreut“, fasste Noémi Matykó, Geschäftsführerin von Chiro Marketing, die Situation treffend zusammen.

Das Team sprang täglich zwischen verschiedenen Tools hin und her: Vertriebsprozesse liefen in HubSpot, Projekte in Trello, die Zeiterfassung in Everhour. Diese Zersplitterung kostete nicht nur enorm viel Zeit, sondern barg auch ernsthafte geschäftliche Risiken, da in einem uneinheitlichen System wertvolle Leads oder kritische Aufgaben leicht untergehen konnten.

Die Lösung: eine modulare ClickUp-Einführung

Nach dieser Erkenntnis startete Chiro eine gründliche Marktforschung und erstellte eine detaillierte Wunschliste für das künftige System. Wir kamen nach einem Austausch auf LinkedIn ins Spiel — und wollten kein Produkt von der Stange verkaufen, sondern eine echte Partnerschaft aufbauen.

Anstatt nur Funktionslisten abzuhaken, führten wir eine mehrstufige Reihe tiefgehender Gespräche, um die DNA des Unternehmens zu verstehen: wie sie arbeiten, was ihnen intuitiv liegt und wo sich versteckte Effizienz-Fallen verbargen. Nach dem gemeinsamen Brainstorming stand die Wahl fest: ClickUp, wegen seiner beispiellosen Flexibilität.

Sales-Pipeline & CRM

Der kritischste Bereich war die Zentralisierung des Vertriebs: Wir migrierten und optimierten den bisher auf HubSpot laufenden Prozess in die angepasste Umgebung von ClickUp, was sofort eine transparentere Pipeline brachte.

HR & Wissensdatenbank

Es folgte die Automatisierung der HR-Prozesse (z. B. Onboarding) und der Aufbau einer internen, zentralen Wissensdatenbank, wodurch das Know-how des Teams durchsuchbar und für alle zugänglich wurde — was viel Zeit bei der Einarbeitung sparte.

Projektmanagement & Integrationen

Schließlich migrierten wir die in Trello verwalteten Projekte und integrierten die bestehende Zeiterfassungssoftware Everhour über API-Schnittstellen und Webhooks, damit beide Systeme nahtlos miteinander kommunizieren.

Herausforderungen und gemeinsame Lösungen

Der menschliche Faktor: die Einführung eines neuen Systems verursacht bei jedem Team zunächst Unsicherheit, daher haben wir das Team neben dem Systemaufbau mit kontinuierlicher Schulung durch den Übergang begleitet.
Datensicherheit: die Migration jahrelanger Daten aus Trello und HubSpot war einer der kritischsten Punkte des Projekts, daher überprüften wir den Prozess vor der Live-Umstellung in einer kleineren Test-Migration.
Kosten & Zeitrahmen: wir planten das Projekt transparent mit einem Zeitrahmen von rund drei Monaten und einem Budget von 1,5–2 Millionen HUF und priorisierten neu auftretende Anforderungen — etwa den Umzug der gesamten Trello-Datenbank — stets gemeinsam.

„Während des Projekts haben wir keinen externen Dienstleister, sondern einen echten Partner bekommen. Das Team von Alias Innovations betrachtete jedes von uns aufgeworfene Problem als eine zu lösende Aufgabe. Ihre lösungsorientierte Einstellung und ihre sorgfältige, demütige Herangehensweise an die Arbeit machten es möglich, ein so komplexes System erfolgreich einzuführen.”
Noémi Matykó, Geschäftsführerin · Chiro Marketing

Sind eure Prozesse auch verstreut?

Fangen wir dort an, wo wir auch bei Chiro Marketing angefangen haben: mit einem gründlichen Gespräch über euren Arbeitsalltag und die echten Effizienz-Fallen.

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