Esettanulmány · Marketing ügynökség · Magyarország

Chiro Marketing — ClickUp based operation system

Egyedi, ClickUp-alapú operatív rendszer, ami egy helyre hozta egy gyorsan növekvő marketingügynökség szétforgácsolt CRM-jét (sales), HR-jét és projektmenedzsmentjét, a chiro.hu csapatánál.

Ügyfél

Chiro Marketing

Iparág

Marketing ügynökség

Amit építettünk

Egyedi, ClickUp-alapú operatív rendszer

Szolgáltatás

ClickUp bevezetés · Folyamat-automatizálás · Rendszerintegráció

A kihívás

Amikor egy cég dinamikusan növekszik, a belső folyamatai gyakran nem tudnak lépést tartani a fejlődéssel. Pontosan ebben a helyzetben találta magát egyik partnerünk, a Chiro Marketing is: a piaci fejlődés folyamatos volt, a háttérben viszont egyre nagyobb lett a digitális rendetlenség.

„Nem álltunk rosszul, csak minden szanaszét volt” — foglalta össze tömören a helyzetet Matykó Noémi, a Chiro Marketing ügyvezetője.

A csapat nap mint nap ugrált a különböző eszközök között: a sales folyamatokat a Hubspotban, a projekteket a Trello-ban, az időmérést pedig az Everhour-ban futtatták. Ez a széttöredezettség nemcsak rengeteg időt emésztett fel, de komoly üzleti kockázatot is rejtett, hiszen egy nem egységes rendszerben könnyen elkallódhat egy-egy értékes lead vagy megoldásra váró feladat.

A megoldás: moduláris ClickUp-bevezetés

A felismerés után a Chiro alapos piackutatásba kezdett, és részletes kívánságlistát állított fel a leendő rendszerrel szemben. Mi egy LinkedIn üzenetváltás során kerültünk a képbe — és nem egy dobozos terméket akartunk eladni, hanem valódi partnerségre törekedtünk.

Funkciólisták kipipálgatása helyett többkörös, mélyreható beszélgetéssorozatba kezdtünk, hogy megértsük a cég DNS-ét: hogyan dolgoznak, mi esik nekik kézre, és hol vannak a rejtett hatékonysági buktatók. A közös gondolkodás után egyértelmű volt, hogy a ClickUp páratlan rugalmassága miatt erre a platformra esik a választás.

Sales pipeline és CRM

A legkritikusabb terület a sales folyamatok központosítása volt: a Hubspoton futó folyamatot átköltöztettük és optimalizáltuk a ClickUp testreszabott környezetében, ami azonnal átláthatóbb pipeline-t eredményezett.

HR és tudástár

Ezt követte a HR-folyamatok (pl. onboarding) automatizálása és egy belső, központi tudástár kialakítása, amivel a csapat tudásanyaga kereshetővé és mindenki számára elérhetővé vált — jelentős időt spórolva a betanításon.

Projektmenedzsment és integrációk

Végül a Trello-ban kezelt projekteket is átköltöztettük, majd API-kapcsolatokkal és webhookokkal integráltuk a meglévő időmérő szoftvert, az Everhourt, hogy a két rendszer zökkenőmentesen kommunikáljon egymással.

Kihívások és közös megoldások

Az emberi tényező: egy új rendszer bevezetése minden kolléga számára gyomorgörccsel jár, ezért a rendszer felépítése mellett folyamatos oktatással és támogatással segítettük a csapatot az átállásban.
Az adatok biztonsága: a több évnyi adat migrálása a Trello-ból és Hubspotból a projekt egyik legkritikusabb pontja volt, ezért egy teszt-migráció során, kisebb adathalmazokon ellenőriztük a folyamatokat az éles átállás előtt.
Költségek és időtáv: a projektet átláthatóan, körülbelül három hónapos időkerettel és 1,5-2 millió forintos költségkerettel terveztük, majd a menet közben felmerülő új igényeket — például a teljes Trello-adatbázis átköltöztetését — mindig közösen priorizáltuk.

„A projekt során nem külsős kivitelezőt, hanem valódi partnert kaptunk. Az Alias Innovations csapata minden általunk felvetett problémára megoldandó feladatként tekintett. A megoldásfókuszú hozzáállásuk és a munkához való gondos, alázatos viszonyulásuk tette lehetővé, hogy egy ilyen komplex rendszert sikeresen bevezessünk.”
Matykó Noémi, ügyvezető · Chiro Marketing

Nálatok is szétforgácsolódtak a folyamatok?

Kezdjük ott, ahol a Chiro Marketinggel is: egy alapos beszélgetéssel a napi működésetekről és a valódi hatékonysági buktatókról.

Időpontot foglalok →