Startseite · Referenzen · Unser eigener Betrieb
Fallstudie · Unser eigener Betrieb · Ungarn

Wie ClickUp + n8n zum Betriebssystem unseres Unternehmens wurde

Wir verkaufen ClickUp und n8n nicht nur — wir laufen selbst darauf. So sieht es aus, wenn jeder Prozess, von der Softwareentwicklung über die Finanzen bis zum HR, in einem einzigen, automatisierten System lebt.

Teamgröße
10–15 Personen
Branche
Softwareentwicklung, Digitalisierung, IT-Beratung
Was wir gebaut haben
Ein ClickUp- + n8n-basiertes Betriebssystem für das gesamte Unternehmen
Status
Seit dem ersten Tag im täglichen Einsatz · Offizieller ClickUp Solution Partner

Die Herausforderung

Wir entwickeln individuelle Software und helfen anderen Unternehmen, ihren Betrieb zu digitalisieren. Mit unserem Wachstum jonglierten wir aber selbst mit genau dem verstreuten Werkzeugkasten, den wir sonst bei Kunden abschaffen: Tabellen für die Finanzen, ein separates HR-System, über Laufwerke verstreute Dokumente und mehrere verschiedene Projektmanagement-Tools.

Genau das ist die Art von internem Chaos, vor der wir Kunden immer warnen: Ein Teil der Arbeit wird zu reiner Zeitverschwendung, und je schneller ein Team wächst, desto teurer wird es, Prozesse über fünf verschiedene Tools verteilt zu betreiben.

Unser Ziel war es, unseren gesamten Betrieb auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren — von der agilen Softwareentwicklung über die Finanzen bis zum HR — und das Ganze so aufzubauen, dass wir es später auch unseren eigenen Kunden anbieten können, nicht nur intern nutzen.

Die Lösung: ClickUp als unser All-in-one-Betriebssystem

Heute läuft praktisch jede Geschäftsfunktion bei uns über ClickUp — nicht nur als Task-Manager, sondern als CRM, Finanzbuch, HR-System, Wissensdatenbank und Kommunikationsplattform.

ClickUp ist bei uns das Zentrum, n8n das Nervensystem, das Daten zwischen den verschiedenen Bereichen bewegt. Immer wenn ein Prozess eine Systemgrenze überschreitet — vom Commit zum Sprint-Board, vom Website-Formular zum CRM, von einem abgeschlossenen Leistungsnachweis zur versendeten Rechnung —, läuft im Hintergrund fast immer eine n8n-Automatisierung.

01

Agile Entwicklung, direkt mit Git verdrahtet

Jedes Kundenprojekt läuft auf einem eigenen Sprint-Board, in Zweiwochenzyklen, mit Fibonacci-basierter Schätzung und den üblichen agilen Ritualen (Sprint Planning, Retro, Refinement, tägliches Standup, technische Besprechung). Die ClickUp-GitLab-Integration bewegt Aufgaben automatisch: Anhand der Task-ID in einer Commit-Nachricht wechselt eine Aufgabe beim Öffnen eines Merge Requests in den Status „Review“, und beim Merge wird sie geschlossen — wir müssen das Board dadurch nie manuell aktualisieren.

02

Finanzen, die sich selbst abgleichen

Ausgaben, Einnahmen, Leistungsnachweise und Rechnungspositionen leben an einem Ort, verknüpft mit dem richtigen Kunden und Projekt. Das Erfassen eines abgeschlossenen Leistungsnachweises generiert automatisch das Dokument, dann erstellt und versendet n8n die Rechnung — das senkt manuelle Fehler auf null und lässt Zahlungen Tage früher eintreffen. Eingehende Rechnungen werden ähnlich behandelt: eine KI-basierte (Gemini 2.5 Flash) Dokumentenanalyse liest den E-Mail-Text, um zu erkennen, ob es sich um eine echte Rechnung, ein Duplikat handelt und von welcher Rechnungsplattform sie stammt.

03

Ein CRM, das sich selbst befüllt

Jeder potenzielle Kunde lebt als ein einziger, detailreicher Datensatz — Branche, Größe, Kontaktdaten, Steuer- und Handelsregisternummer, letzter Kontakt, Interessenlevel und die angebotenen Leistungen, alles an einem Ort. Die Pipeline führt einen Interessenten Schritt für Schritt vom ersten Anruf bis zum Abschluss. Sobald jemand ein Formular auf unserer Website ausfüllt, erstellt n8n sofort eine neue Kundenkarte, weist einen Verantwortlichen zu und generiert eine Aufgabenliste — so geht kein Lead im Posteingang verloren. Denselben Ansatz führen wir auch bei Kunden ein, wie unsere Fallstudie zum CRM einer Marketingagentur zeigt.

04

HR und Recruiting, Checkliste für Checkliste

Jede offene Stelle bekommt eine eigene, maßgeschneiderte Recruiting-Pipeline. Urlaubsanträge laufen über ein Formular und erscheinen sofort als Aufgabe zur Freigabe, wobei der verbleibende Anspruch automatisch aus dem Jahreskontingent berechnet wird. Onboarding und Offboarding sind vollständig checklistenbasiert — vom Vertrag über die Vergabe der Zugänge (E-Mail, Git, VPN, Passwortmanager) bis zur Einführung in unsere Arbeitsweise —, ausgelöst mit einem einzigen Klick, wobei n8n automatisch die nötigen Dokumente versendet.

05

Ein lebendiges, KI-durchsuchbares Handbuch

Unser gesamtes internes Wissen lebt als lebendiges Wiki: Grundwerte, ein Cheat-Sheet für jeden Meeting-Typ, Coding- und Code-Review-Richtlinien, DevOps- und Sicherheitsdokumentation, ein Verzeichnis aller genutzten Tools, Verantwortlichkeiten, Büroetikette, unser Bonussystem und unser eigenes ClickUp-Beratungs-Know-how. Ein eingebauter KI-Assistent generiert automatisch Meeting-Notizen, fasst Aufgaben zusammen und beantwortet Fragen direkt aus dem Handbuchinhalt.

06

Echtzeit-Überblick mit eingebauter Kapazitätsplanung

Eine eigene Ansicht plant die Kapazität über Projekte und Kolleg:innen hinweg und ist die Grundlage unserer wöchentlichen Kapazitätsplanungs-Meetings. 12+ individuelle Dashboards geben ein Echtzeitbild des Unternehmenszustands — vom Führungs-Überblick über Sprint-Analytics bis zu Finanzberichten —, während die interne Kommunikation über eigene Kanäle läuft, getrennt nach Projekt und Thema, statt über einen überfüllten gemeinsamen Posteingang.

Die Automatisierungsschicht, die alles verbindet

  • GitLab ↔ ClickUp: automatische Statusänderungen durch Commits und Merges, ohne manuelle Board-Updates.
  • n8n: Low-Code-Automatisierungen, die ClickUp mit externen Systemen verbinden — Rechnungsstellung, E-Mail, andere CRMs.
  • ClickUp Forms: Urlaubsanträge, Bewerbungen und interne Umfragen, alle als strukturierte Aufgaben verarbeitet.
  • KI-Dokumentenanalyse: eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet.
  • Kalender-Synchronisierung: Meetings bleiben automatisch mit den Kalendern des Teams synchron.

Ergebnisse

Heute läuft alles, was früher über fünf verschiedene Tools verteilt gewesen wäre, in einem System — und dieses System wächst mit uns.

1

Plattform statt Tabellen, einem separaten HR-System und verstreuten PM-Tools

12+

Live-Dashboards mit Echtzeit-Einblick in jeden Unternehmensbereich

0

manuelle Board-Updates zwischen Git und unseren Sprints

Eine Plattform, keine Zersplitterung

Von Tabellen über die Finanzbuchhaltung bis zum Recruiting und Sprint-Management läuft alles an einem Ort.

Volle Transparenz

Jeder Unternehmensbereich ist in Echtzeit über ein Dashboard auf Führungsebene nachvollziehbar.

Eine Struktur, die mitwächst

Neue Projekte, Kunden und Kolleg:innen fügen sich reibungslos in das bestehende System ein.

Wissen, das erhalten bleibt

Unser gesamtes organisatorisches Wissen lebt in einem Wiki, KI-durchsuchbar statt in irgendeinem Postfach verstaubt.

Daraus wurde eine eigene Leistung

Basierend auf unserer eigenen Erfahrung mit diesem System wurden wir offizieller ClickUp Solution Partner und helfen jetzt anderen Unternehmen, etwas Ähnliches aufzubauen.

„Wir nutzen ClickUp nicht als Task-Management-Tool, sondern als Betriebssystem unseres Unternehmens. Jede Information, jeder Prozess, jede Entscheidung läuft hier zusammen. Würden wir morgen auf 50 Mitarbeitende skalieren, wäre das System bereit dafür.”

Ádám Hajnal, CEO

Möchtet ihr sehen, wie das in der Praxis aussieht?

Wir arbeiten selbst jeden Tag in genau diesem System — wir zeigen es euch gerne und helfen euch, eure eigene Version davon aufzubauen.

Termin buchen →