Hogyan lett a ClickUp + n8n a cégünk operációs rendszere

Nem csak eladjuk a ClickUp-ot és az n8n-t — mi magunk is ezen futunk. Így néz ki, amikor minden folyamat, a fejlesztéstől a pénzügyön át a HR-ig, egyetlen, automatizált rendszerben él.

Csapatméret

10–15 fő

Iparág

Szoftverfejlesztés, digitalizáció, IT tanácsadás

Amit építettünk

ClickUp + n8n alapú operációs rendszer az egész cégnek

Státusz

Napi szinten éles az első naptól · Hivatalos ClickUp Solution Partner

A kihívás

Szoftverfejlesztéssel és digitalizációs tanácsadással foglalkozunk, ügyfeleinknek komplex digitális megoldásokat szállítunk. A növekedésünkkel párhuzamosan viszont egyre több szétszórt eszközt kellett kezelnünk: Excel-táblákat a pénzügyekhez, egy külön HR-rendszert, szétszórt dokumentumokat és különféle projektmenedzsment-megoldásokat.

Ez pontosan az a fajta belső rendetlenség volt, amiről az ügyfeleinknek is mindig beszélünk: a munka egy része időpocsékolás, és minél gyorsabban nő egy csapat, annál drágábban fizet meg érte, ha a folyamatai öt különböző eszközben vannak szétszórva.

A célunk az volt, hogy a teljes működésünket egyetlen platformra konszolidáljuk — az agilis szoftverfejlesztéstől a pénzügyeken át egészen a HR-ig —, és hogy amit felépítünk, azt ne csak magunknak, hanem később az ügyfeleinknek is tudjuk kínálni.

A megoldás: a ClickUp mint „all-in-one operating system”

Ma gyakorlatilag minden üzleti funkciónkhoz a ClickUp-ot használjuk — nem csupán feladatkezelőként, hanem CRM-ként, pénzügyi nyilvántartóként, HR-rendszerként, tudásbázisként és kommunikációs platformként is.

A ClickUp nálunk a központ, az n8n pedig az idegrendszer, ami az adatokat mozgatja a különböző területek között. Amikor egy folyamat átlép egy rendszerhatárt — commit-tól a sprint boardig, weboldali űrlaptól a CRM-ig, teljesítésigazolástól a kiküldött számláig —, ott szinte mindig egy n8n-automatizáció fut a háttérben.

Agilis fejlesztés, összekötve a git-tel

Minden ügyfélprojektünk saját sprint boardon fut, kéthetes ciklusokban, Fibonacci-alapú becsléssel és a szokásos agilis ceremóniákkal (sprint planning, retro, refinement, napi standup, technikai megbeszélés). A ClickUp és a GitLab integrációja automatikusan mozgatja a feladatokat: a commit üzenetben szereplő task ID alapján a merge request megnyitásakor a feladat „Review” státuszba kerül, a merge után pedig lezárul — emiatt nekünk soha nem kell manuálisan frissítenünk a boardot.

Pénzügy, ami magától egyeztet

A kiadásainkat, a bevételeinket, a teljesítésigazolásainkat és a számlázási tételeinket egy helyen, projekthez és ügyfélhez kötve tartjuk nyilván. Egy teljesítés rögzítésekor a rendszer automatikusan legenerálja a teljesítésigazolást, majd n8n-en keresztül létrehozza és kiküldi a számlát — ezzel a manuális hibák esélye nullára csökken, a kifizetések pedig napokkal hamarabb megérkeznek. A bejövő számlák feldolgozását AI-alapú (Gemini 2.5 Flash) dokumentumelemzés segíti, ami a levél szövegéből kinyeri, hogy valódi számláról van-e szó, duplikátum-e, és melyik számlázóplatformról érkezett.

CRM, ami magától kitöltődik

Minden érdeklődő cég egyetlen, gazdagon feltöltött rekordként él nálunk — iparág, méret, kapcsolattartó, adószám, cégjegyzékszám, utolsó kapcsolatfelvétel, érdeklődési szint és a felajánlott szolgáltatások is egy helyen. A pipeline lépésről lépésre viszi végig az érdeklődőt az első hívástól a lezárt megrendelésig. Amint valaki kitölt egy űrlapot a weboldalunkon, n8n azonnal létrehoz egy új ügyfélkártyát, felelőst rendel hozzá, és feladatsort generál — így egyetlen lead sem vész el az e-mailek között. Ugyanezt a rendszert vezetjük be az ügyfeleinknél is, ahogy azt egy marketingügynökség CRM-jéről szóló esettanulmányunk is bemutatja.

HR és felvétel, checklistával a fejekben

Minden nyitott pozíciónkhoz saját, testreszabott felvételi folyamat tartozik. A szabadságkérelmeket egy űrlapon nyújtjuk be, amik automatikusan jóváhagyásra váró feladatként jelennek meg, a rendszer pedig az éves keretből magától számolja a maradékot. A be- és kiléptetés teljes egészében checklist-alapú: a szerződéstől a hozzáférések kiosztásáig (levelezés, git, VPN, jelszókezelő), egészen az új kolléga betanításáig egy gombnyomásra elindul a folyamat, n8n pedig automatikusan kiküldi a szükséges dokumentumokat.

Élő, kereshető tudásbázis, AI-val

A teljes belső tudásunk egy élő wiki-dokumentumban él: alapértékek, meetingtípusok, kódolási és code review irányelvek, DevOps- és biztonsági dokumentáció, a használt eszközök listája, felelősségi körök, irodai etikett, a bónuszrendszerünk és a saját ClickUp-tanácsadási know-how-nk is. Egy beépített AI-asszisztens automatikusan generál meetingjegyzőkönyveket, összefoglal feladatokat, és a handbook tartalmából válaszol a kérdéseinkre.

Valós idejű rálátás, beépített kapacitástervezéssel

Egy dedikált nézet tervezi a projektjeink és kollégáink kapacitását, erre támaszkodnak a heti kapacitástervező meetingjeink. 12+ egyedi dashboard ad valós idejű képet a cég állapotáról — vezetői áttekintőtől a sprint-analitikán át a pénzügyi kimutatásokig —, a belső kommunikáció pedig dedikált csatornákon zajlik, projektenként és témánként szétválasztva, egy zsúfolt közös postafiók helyett.

Az automatizációs réteg, ami mindent összeköt

GitLab ↔ ClickUp: automatikus státuszváltás a commit és a merge alapján, kézi board-frissítés nélkül.
n8n: low-code automatizációk a ClickUp és a külső rendszerek — számlázás, e-mail, más CRM-ek — között.
ClickUp Forms: szabadságkérelem, álláspályázat és belső kérdőívek egységes, task-alapú feldolgozása.
AI dokumentumelemzés: a beérkező számlák automatikus felismerése és feldolgozása.
Naptár-szinkronizáció: a meetingek automatikusan összekötve a csapat naptárával.

Eredmények

Mára egyetlen rendszerben fut minden, amit korábban öt különböző eszköz kezelt volna — és ez a rendszer velünk együtt nő.

platform az Excel-táblák, a külön HR-rendszer és a szétszórt PM-eszközök helyett

12+

élő dashboard ad valós idejű képet a cég minden területéről

manuális board-frissítés a git és a sprintjeink között

Egy platform, nulla szétszórtság

Az Exceltől a pénzügyi nyilvántartásig, a toborzástól a sprintkezelésig minden egy helyen fut.

Teljes átláthatóság

A vezetői dashboardról valós időben követhető a cég összes területe.

Skálázható struktúra

Új projektek, ügyfelek és kollégák gond nélkül illeszkednek a meglévő rendszerbe.

Megőrzött tudás

A teljes szervezeti tudásunk wiki-formában érhető el, AI-támogatással kereshető, nem egy postafiók mélyén porosodik.

Ebből saját szolgáltatás is lett

A saját tapasztalatunk alapján hivatalos ClickUp Solution Partnerré váltunk, és más cégeknek is segítünk hasonló rendszert felépíteni.

„A ClickUp-ot nem task-management toolként használjuk, hanem a cégünk operációs rendszereként. Minden adat, minden folyamat, minden döntés ide fut be. Ha holnap szintet lépnénk 50 főre, a rendszer kész rá.”
Hajnal Ádám, CEO

Szeretnéd látni, ez élesben hogyan néz ki?

Mi magunk is ezen a rendszeren dolgozunk nap mint nap — szívesen megmutatjuk, és segítünk felépíteni a ti verziótokat is.

Időpontot foglalok →