Monday vs. ClickUp

Wenn Sie gerade eine Work-Management-Plattform für Ihr Unternehmen suchen, landen fast sicher zwei Namen auf Ihrer Shortlist: monday.com und ClickUp. Beide sind weit mehr als ein einfacher Aufgabenmanager, beide versprechen, die Arbeit Ihres Teams an einem Ort zu bündeln, und zu beiden finden Sie begeisterte Bewertungen.

Wir haben in den letzten Jahren bei Dutzenden Unternehmen Work-Management-Systeme eingeführt und betreiben auch unser eigenes Unternehmen damit. In diesem Artikel vergleichen wir die beiden ehrlich für Sie: wo Monday stärker ist, wo ClickUp, und warum wir uns für ClickUp entschieden haben. Spoiler: Am Preis lag es nicht, denn da gibt es kaum einen Unterschied. Entscheidend war, wie gut sich das System mit allem anderen verbinden lässt, und was Sie für dasselbe Geld bekommen, vor allem bei der KI.

Kurz gesagt: Was passt zu Ihnen?

• monday.com reicht aus, wenn Ihr Team klein ist, Ihre Prozesse einfach sind und Sie das System nicht mit anderer Software verbinden möchten.
• ClickUp ist in allen anderen Fällen die bessere Wahl: wenn Sie nicht nur Projekte verfolgen, sondern Ihr gesamtes Unternehmen in einem System steuern wollen, auf einer Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Projekte, CRM, Dokumentation, Kommunikation, Zeiterfassung, KI-Agenten und automatisierte Datenflüsse mit anderer Software, alles an einem Ort.

Monday vs. ClickUp im Vergleich

Wo passt monday.com?

Um fair zu sein: Auch Monday hat seine Stärken, allerdings vor allem dort, wo das Unternehmen noch klein ist und die Prozesse einfach sind.

1. Schneller Start für einfache Prozesse. Ein nicht-technisches Team legt innerhalb weniger Stunden los, die bunten Statusspalten und Drag-and-Drop-Boards sprechen für sich. Solange sich die Arbeit mit ein paar Spalten beschreiben lässt, ist das bequem. Sobald jedoch individuelle Prozesse, Berechtigungen oder Datenflüsse zwischen Systemen ins Spiel kommen, wächst ein Unternehmen schnell über Monday hinaus.

2. Visuelle Boards. Der Board-basierte Ansatz ist visuell stark: Eine Führungskraft sieht auf einen Blick, wo was steht, solange die Daten im Board bleiben. Braucht das Gesamtbild Daten aus anderen Systemen, reicht diese Ansicht nicht mehr aus.

3. Getrennte Produkte für getrennte Zwecke. Monday bietet eigene Produkte für CRM (monday CRM), Entwicklungsteams (monday dev) und Kundenservice (monday service). Das wirkt zunächst bequem, bedeutet aber auch, dass verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens in verschiedenen Produkten leben. In ClickUp lässt sich dasselbe in einem einzigen Workspace lösen.

Warum ist ClickUp stärker?

1. Ein System, das wirklich alles abdeckt. ClickUp ist nicht nur ein Projektmanagement-Tool: Aufgaben, Dokumente, Wikis, Chat, Zeiterfassung, Ziele, Formulare, Whiteboards und Dashboards an einem Ort. Deshalb können wir ClickUp nicht als PM-Tool, sondern als Unternehmenssteuerungssystem einführen. Mehr dazu haben wir hier geschrieben: ClickUp als ERP-System?

2. Flexible Hierarchie und benutzerdefinierte Felder. Mit der Struktur Space → Folder → List → Task und benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) lassen sich die Fallverwaltung einer Kanzlei, die Projektphasen eines Ingenieurbüros oder das CRM einer Agentur exakt abbilden, ganz ohne Entwicklung.

3. Viele Ansichten auf dieselben Daten. Dieselbe Aufgabenliste kann gleichzeitig Liste, Kanban, Gantt, Kalender oder Workload-Ansicht sein. Jeder arbeitet in der Ansicht, die ihm liegt, und die Daten bleiben trotzdem an einem Ort.

4. Mehr Funktionen zum gleichen Preis. Die Listenpreise sind nahezu identisch, aber der Einstiegsplan von ClickUp enthält bereits Zeiterfassung, benutzerdefinierte Felder, Chat und 1.000 Automatisierungen pro Monat. Bei Monday gibt es einiges davon erst in teureren Plänen.

5. KI und Integrationen. In diesen beiden Bereichen ist der Unterschied am größten, deshalb bekommen sie eigene Abschnitte.

Die einzige echte Herausforderung bei ClickUp: Die vielen Möglichkeiten brauchen eine durchdachte Struktur. In einem professionell aufgebauten Workspace merkt man davon nichts: Jeder sieht nur, was er braucht, und das System trägt trotzdem den Betrieb des ganzen Unternehmens. Deshalb ist eine gute Einführung so wichtig, und genau dabei unterstützen wir Sie.

KI: Hier ist der Abstand am größten

Beide Plattformen vermarkten sich als KI-Plattformen, aber ClickUp hat in diesem Bereich sichtbar deutlich mehr investiert, und was noch wichtiger ist: Sie bekommen für denselben Preis viel mehr KI.

Super Agents: KI-Kollegen, nicht nur ein Chatbot. Die Super Agents von ClickUp können im Workspace als vollwertige Teammitglieder arbeiten: Sie können sie per @-Erwähnung ansprechen und ihnen Aufgaben zuweisen, sie erinnern sich an frühere Arbeit und sehen den vollständigen Kontext von Aufgaben, Dokumenten und Unterhaltungen. Ein Super Agent kann zum Beispiel jeden Freitag den Statusbericht für alle Kundenprojekte schreiben oder eingehende Anfragen an die richtige Person verteilen. Was er getan hat, wird protokolliert und über Berechtigungen gesteuert.

Ein viel größeres KI-Kontingent. Monday gibt dem gesamten Konto 1.000 (Basic), 2.000 (Standard) oder 3.000 (Pro) KI-Credits pro Monat. Bei ClickUp gibt es das Kontingent pro Nutzer, gepoolt im Workspace: 1.000 Credits pro Person und Monat im Core-Plan, 1.500 im Business-Plan. Für ein 10-köpfiges Team sind das bei ClickUp Business 15.000 Credits gegenüber 3.000 bei Monday Pro, bei ungefähr gleichem Lizenzpreis. Wenn Sie KI-Agenten echte Arbeit erledigen lassen wollen, spüren Sie diesen Unterschied schnell.

Connected Search: Firmendateien direkt in ClickUp finden. Einfach gesagt: Sie suchen in ClickUp nach etwas und finden es nicht nur in ClickUp-Aufgaben und -Dokumenten, sondern auch in Dateien und Nachrichten aus Google Drive, OneDrive, Gmail, Slack oder Teams. Kein Suchen mehr an fünf verschiedenen Orten nach diesem einen Vertrag oder Angebot. Und die KI kann auch auf Basis dieser Quellen antworten.

Integrationen: der entscheidende Unterschied in n8n

Ein Work-Management-System ist nur so viel wert wie die Daten, die Sie nicht von Hand hinein- und herauskopieren müssen. Rechnungssoftware, CRM, Webformulare, Buchhaltung, HR-Software: Wenn diese Systeme nicht miteinander sprechen, erledigt jemand in Ihrem Unternehmen diese Arbeit manuell.

Wir bauen unsere Automatisierungen vor allem in n8n, weil es Open Source ist, auf dem eigenen Server laufen kann und keine Gebühren pro Ausführung kostet. Wenn wir dieselbe Aufgabe mit Monday und mit ClickUp lösen wollen, sieht man den Unterschied schon beim Öffnen der Nodes:

• ClickUp: 57 Actions und 27 Trigger. Aufgaben, Listen, Ordner, Kommentare, benutzerdefinierte Felder, Zeiteinträge, Tags, Abhängigkeiten – fast alles lässt sich ohne Code bearbeiten. Und die 27 nativen Trigger bedeuten, dass ein Workflow sofort startet, wenn in ClickUp eine Aufgabe erstellt wird, ihren Status ändert, einen Kommentar bekommt oder ein Feld geändert wird.
• monday.com: 18 Actions, kein nativer Trigger. Reichen die eingebauten Operationen nicht aus, müssen Sie eigene Aufrufe an die GraphQL-API von Monday schreiben. Soll ein Monday-Ereignis einen Prozess starten, müssen Sie den Webhook von Hand einrichten und pflegen.
• Trello: 41 Actions, 1 Trigger. Relativ gut handhabbar, aber Sie müssen aus einem allgemeinen Trigger herausfiltern, was eigentlich passiert ist.

Was heißt das in der Praxis? Nehmen Sie unsere eigene Rechnungserkennungs-Automatisierung: Eine KI liest die Daten aus der eingehenden Rechnung aus, und sie landen automatisch in einem ClickUp-CRM, beim richtigen Kunden, mit ausgefüllten benutzerdefinierten Feldern. Mit ClickUp sind das ein paar Drag-and-Drop-Nodes. Mit Monday bedeutet dasselbe, GraphQL-Abfragen zu schreiben, die Komplexitätslimits der API im Blick zu behalten und mehr Fehlerquellen zu haben. Wenn Sie sehen möchten, wie das für Ihr Unternehmen aussehen kann, schauen Sie sich unseren Service zur KI-Rechnungsverarbeitung an.

Bei einer Automatisierung ist der Unterschied nur ein paar Stunden. Bei zwanzig Automatisierungen sind es Wochen an Entwicklungszeit und ein deutlich fragileres System.

Preise: Hier fällt die Entscheidung nicht

Am Preis lässt sich zwischen den beiden Plattformen kaum entscheiden, denn die Listenpreise überschneiden sich fast (Stand Oktober 2026, bei jährlicher Zahlung):

Der Unterschied steht nicht auf dem Preisschild, sondern darin, was im Preis enthalten ist:

• Automatisierungen: Der Basic-Plan von Monday enthält keine Automatisierungen, Standard bietet 250 Automatisierungs- und 250 Integrationsaktionen pro Monat. ClickUp Core führt 1.000 Automatisierungen pro Monat aus, Business 10.000.
• Zeiterfassung: Bei Monday ab dem Pro-Plan, bei ClickUp schon im Core-Plan.
• KI: Wie oben beschrieben, vergibt ClickUp das KI-Kontingent pro Nutzer, Monday pro Konto.
• Lizenzierung: Bei Monday abonnieren Sie eine vorab gewählte Teamgröße (Seat-Paket), bei ClickUp zahlen Sie für die Nutzer, die Sie tatsächlich einladen.

Und wenn Sie Ihre Integrationen in n8n bauen, übernimmt n8n die schwere Arbeit, sodass Sie das Automatisierungskontingent keiner der beiden Plattformen verbrauchen.

Warum haben wir uns für ClickUp entschieden?

Wir sind schnell gewachsen und mussten uns schnell verändern. Mit dem Wachstum unseres Teams und Kundenstamms haben sich unsere Prozesse von Monat zu Monat verändert: neue Abteilungen, neue Leistungen, neue Systeme, mit denen unsere Arbeit verbunden werden musste. Wir brauchten eine Plattform, die dieses Tempo mitgeht, ohne dass wir bei jeder Änderung von vorne anfangen müssen. Unsere Erfahrung: Wo ein Unternehmen wächst und immer mehr Daten zwischen Systemen fließen müssen, skaliert die Kombination aus ClickUp und n8n langfristig deutlich besser.

Konkret haben vier Gründe den Ausschlag gegeben:

1. Integrationen. Wie oben zu sehen, ist ClickUp in n8n mit Abstand die am besten unterstützte Work-Management-Plattform. Jedes unserer Kundenprojekte beinhaltet Automatisierung, das ist also keine Frage der Bequemlichkeit, sondern eine geschäftliche.
2. Unternehmenssteuerung statt nur Projektmanagement. In ClickUp leben CRM, Projekte, Zeiterfassung, Dokumentation und interne Kommunikation in einem System. Bei Monday braucht man dafür oft mehrere separate Produkte oder externe Tools.
3. KI, die wirklich arbeitet. Mit Super Agents und Connected Search ist KI kein Zusatzknopf, sondern Teil des Teams, und es gibt reichlich Kontingent dafür.
4. Flexibilität. Eine Kanzlei, ein Ingenieurbüro und eine Marketingagentur arbeiten mit völlig unterschiedlichen Prozessen. ClickUp lässt sich auf jede davon genau zuschneiden. Gute Beispiele sind unser System für die Kanzlei Jalsovszky und die ClickUp-CRM-Einführung bei einer Marketingagentur.

Und vielleicht am wichtigsten: Wir arbeiten selbst damit. Wir betreiben unser eigenes Unternehmen mit ClickUp und n8n und haben auch den Großteil unserer Finanzverwaltung automatisiert: Ein Roboter wurde unser Finanzteam. Was wir unseren Kunden empfehlen, nutzen wir jeden Tag selbst: Unser eigenes ClickUp-Betriebssystem.

Und was ist mit Trello und Asana?

Trello und Asana sind beide hervorragende Tools, aber für eine Sache: Projektmanagement. Und genau da liegt ihre Grenze.

Jedes Jahr ziehen wir rund fünf Unternehmen von Trello und Asana zu ClickUp um, und fast immer sehen wir dasselbe Muster: Neben dem PM-Tool existiert ein ganzes Ökosystem aus Excel-Tabellen. Eine Excel-Datei für die Kunden, eine für die Arbeitszeiten, eine für abrechenbare Posten, eine für Urlaube, eine für Einkäufe. Die Trello-Karte sagt nur „in Bearbeitung“, die echten Daten liegen auf einem geteilten Laufwerk, im siebten Tab einer Tabelle, und es gibt immer eine Person, die „weiß, welche Version die aktuellste ist“.

Der Grund ist einfach: Trello und Asana verwalten Aufgaben, keine Unternehmen. Ihnen fehlt die Tiefe bei benutzerdefinierten Feldern, datenbankähnlicher Logik, Zeiterfassung und Reporting, um diese Tabellen zu ersetzen.

Mit ClickUp ändert sich das. Kunden kommen in eine CRM-Liste, die Zeit wird direkt an den Aufgaben erfasst, abrechenbare Posten werden automatisch zusammengestellt, und Berichte erscheinen auf Echtzeit-Dashboards. Deshalb ist unser Ziel bei jedem Umzug nicht, die Trello-Boards nach ClickUp zu übertragen, sondern dass Ihr Unternehmen statt eines Projektmanagement-Tools ein echtes Unternehmenssteuerungssystem bekommt.

Und das Ergebnis ist immer dasselbe: Wenn Sie zu ClickUp wechseln, liegt nichts mehr in Excel.

Häufig gestellte Fragen

Was ist besser, Monday oder ClickUp? Wenn Ihr Unternehmen wachsen will, mit individuellen Prozessen arbeitet oder Sie Ihre Arbeit mit anderen Systemen verbinden möchten: ClickUp. Zum gleichen Preis bietet es mehr Funktionen, deutlich mehr KI und wesentlich bessere Integrationen. Monday reicht vor allem für kleine Teams und einfaches, visuelles Projekt-Tracking.

Welches ist günstiger? Die Listenpreise sind nahezu identisch (beide starten bei rund 9 Euro bzw. Dollar pro Nutzer und Monat). Der Unterschied liegt darin, wie viele Automatisierungen, wie viel KI-Kontingent und welche Funktionen Sie für den Preis bekommen, und da bietet ClickUp mehr.

Kann ich von Monday zu ClickUp umziehen? Ja. ClickUp hat einen integrierten Importer, komplexere Strukturen, benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen sollten Sie aber geplant und mit einem Experten übertragen.

Was funktioniert besser mit n8n? ClickUp. Der native ClickUp-Node in n8n bietet 57 Actions und 27 Trigger, der Monday-Node 18 Actions ohne nativen Trigger.

Wie lange dauert ein Umzug von Trello oder Asana zu ClickUp? Bei einem kleinen oder mittleren Unternehmen in der Regel einige Wochen, inklusive Prozessanalyse, Strukturplanung, Datenübernahme und Schulung des Teams.

Fazit

monday.com ist ein gutes Tool für einfaches, visuelles Projekt-Tracking. ClickUp dagegen kann zum gleichen Preis den Betrieb eines ganzen Unternehmens in einem System bündeln, KI-Agenten an die Arbeit schicken und sich mit all Ihrer anderen Software verbinden. In einem wachsenden Unternehmen wird dieser Unterschied jeden Monat größer, und deshalb arbeiten wir mit ClickUp.

Wenn Sie von Trello, Asana, Monday oder Excel wechseln möchten und ein System suchen, das wirklich auf Ihren Prozessen aufbaut, schauen Sie sich unseren ClickUp-Einführungsservice an oder melden Sie sich bei uns. Wir unterstützen Sie auf Deutsch, Englisch und Ungarisch.